Management vaardigheden

Training 3

Analyse projectgroep

Tijdens de overleggen in de projectgroep merk ik dat het ene onderwerp meer oproept dan het andere. Bij sommige onderwerpen zijn we het snel met elkaar eens en komt het niet zo ver als een discussie. Dit zijn meestal de basis zaken die nodig zijn voor het project of zaken die al uitvoering in de studiehandleiding staan beschreven en dus geen discussie over mogelijk is. Maar als het wel zo ver komt als een discussie dan zegt iedereen waarom hij/zij iets wel of niet wil. Zelf probeer ik dan om goed te luisteren en erover na te denken of hetgeen wat wordt voorgesteld een goede optie is of misschien wel beter dan het idee wat als eerste is aangedragen. Soms gaan de discussies er best fel aan toe, omdat iedereen zijn gelijk wil behalen en zijn idee tot uitvoering wil laten komen. Uiteindelijk komen we er altijd wel uit, maar er is niet altijd sprake van consensus. Meestal wordt het principe van de meeste stemmen gelden toegepast. Hierdoor is er minimaal één iemand die het eigenlijk er niet mee eens is. Een enkele keer is het voorgekomen dat we de projectcoach om hulp of input hebben gevraagd en zo een discussie konden afsluiten. Tijdens het discussiëren merk ik hoe moeilijk het is om tot een consensus te komen, want iedereen heeft andere ideeën. Vooral met zes mensen is het lastig om op een lijn te zitten.

Het werken in een groep vind ik wel erg nuttig, juist omdat je met verschillende mensen in een groep zit. Ieder individu in de groep beschikt over kennis en dit is vaak niet over dezelfde onderwerpen. Door groepsmatig werken heb ik veel geleerd van de anderen. Ook als een van mijn groepsleden een idee uitspreekt dan kan daar weer op worden voortgeborduurd, want er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden.


Kijkend naar de doelmatigheid van het overleggen in de groep kan ik een aantal conclusies trekken op het gebied van tijd, uitvoerbaarheid, kans op succes en steun en acceptatie. Dit zijn de vier criteria waaraan een overleg moet voldoen om doelmatig te zijn.:

- Tijd: Al onze projectbijeenkomsten duren 1,5 uur en vinden twee maal per week plaats. In deze 1,5 uur zijn we niet alleen bezig met overleggen, maar ook met elkaar helpen, tips geven en geschreven stukken gezamenlijk nakijken. Als ik moet gokken wordt er gemiddeld ongeveer drie kwartier besteed aan daadwerkelijk overleg. In de ene bijeenkomst is dit een stuk meer dan in de andere. Maar soms blijven we te lang bij een onderwerp hangen en dan gaat daar veel tijd aan verloren.

- Uitvoerbaarheid: Met de uitvoerbaarheid is er geen probleem. We kijken altijd naar de meest efficiënte oplossing, omdat we niet veel tijd hebben voor een project. Als we tijd hebben om iets extra te doen, dan doen we dat ook. Maar we kijken eerst naar wat er gedaan moet worden en hoe we dit het beste kunnen doen.

- Kans op succes: In de discussies komt het ook vaak naar voren of een idee die iemand aandraagt wel de oplossing is voor ons project. We gaan na of het op die manier gaat werken en zoals vermeld of het ook een efficiënte oplossing is. Dit is vaak moeilijk, omdat we niet altijd weten waar we tegenaan lopen. Daarom is het belangrijk om contact te houden in de groep en alles bespreekbaar te maken.

- Steun en acceptatie: Als we voor een idee hebben gekozen, consensus of niet, doen we er alles aan om dit te laten slagen. Gaandeweg vergeten we allemaal wel eens dat we het er in eerste instantie niet mee waren. Ik heb dat bij mezelf in ieder geval wel eens gemerkt. Als we dan bezig waren met de uitvoering merkte ik dat dit toch beter was dan mijn idee. Hierdoor wordt de steun meteen vergroot. Aan de acceptatie kunnen we misschien nog wat doen, omdat het belangrijk is dat wij als groep achter het idee staan dat wij gaan uitdragen.


Ook in onze groep is er wel eens sprake van procesverlies. Ik denk dat alle groepen hier wel mee te maken krijgen. Procesverlies door ongelijke inbreng en invloed is bij ons meermaals voorgekomen. Als iemand aan zijn/haar standpunt blijft vasthouden en heel overtuigend is dan wordt dat idee vaker gekozen. Ook is het wel eens zo geweest dat niet alle groepsleden werden gehoord. De voorzitter moet hier eigenlijk op letten en dat aangeven, maar dat is nog niet echt gebeurt. Zelf merk ik als blijf vasthouden aan mijn idee en dit graag wil uitvoeren, dit ook lukt. Want in mijn ogen heb ik dan gelijk en is het ook het beste idee. Er is wel duidelijk een verschil te merken tussen de dominante en niet dominante mensen in de groep. Ik denk dat ik daar tussenin zit, simpelweg omdat niet alles mij evenveel uitmaakt. Als ik ergens voor sta en denk dat het het project ten goede zal doen, zal ik dat ook echt niet opgeven. Maar als ik het niet zo interessant vind dan laat ik ook niet veel van mezelf horen.

Procesverlies door zelfcensuur is in deze groep gelukkig niet voorgekomen. Iedereen heeft respect voor elkaar en laat iedereen zichzelf zijn. Als iemand vindt dat een opmerking of houding van iemand niet goed is dan laten we dat aan elkaar weten. Dat vind ik erg fijn aan onze groep. Er is een erg open en goede sfeer tijdens de bijeenkomsten. Dit komt denk ik juist omdat we onszelf kunnen zijn en niemand elkaar veroordeelt. Dan is de samenwerking ook meteen prettig.

Procesverlies door slechte structurering is in mijn ogen nog niet echt voorgekomen. Er wordt altijd een goede agenda gemaakt en die wordt ook goed gevolgd. Soms kletsen we wel en raken we de draad even kwijt, maar eigenlijk wordt er dan wel snel door een van de groepsleden ingegrepen en dan gaan we door met de orde van de dag. We hebben best een serieuze groep als het op werkgebied aankomt en we willen graag het beste resultaat bereiken. We doen dan ook goed ons beste en kletsen doen we wel voor of na de bijeenkomst of als we écht niks meer te doen hebben.

Met procesverlies door een conflict hebben we nog niet te maken gehad, gelukkig!

Reflectie

Het BOB model stond in deze training centraal. Het is raar dat je zoveel gaat nadenken bij processen als je hoort dat er bepaalde processen/modellen voor zijn. Nouja, eigenlijk niet, want je ben je er dan bewust van. Maar ik vind het grappig om te zien hoeveel mij dan gaat opvallen tijdens bepaalde gesprekken. Ik denk dat het BOB model een handig model is om besluiten te nemen. Het is helder afgebakend en ook goed toe te passen. Toch moeten er bepaalde dingen in acht worden genomen en moet er worden gezocht naar de achterliggende gedachte van een uitspraak, ook wel criterium.


Aan het begin van de training hebben we een knop moeten maken met alle studenten uit de trainingsgroep. We moesten allemaal onze ogen dichtdoen en twee handen vastpakken tegenover je. Hierdoor ontstond er een grote knoop en zat iedereen aan elkaar vast. Het was de taak van ons om los te komen en een kring te vormen. In eerste instantie schreeuwde een aantal mensen door elkaar heen, zonder de knoop eerst te analyseren. Als reactie op de uitspraken en ideeën reageerde iedereen meteen, omdat we uit de knoop wilde komen, het liefst zo snel mogelijk. Het viel me op dat sommige mensen meer zeiden dan andere. Uiteindelijk kwam ik erachter dat ik vast zat aan Olaf en Nina en zij ook aan elkaar. Ik merkte op dat we niet één kring vormde en dat wij aan de rest vast zaten door onze armen, maar niet onze handen. Op een gegeven moment ging het allemaal vrij snel en zijn we er toch uitgekomen. Niemand had echt de leiding tijdens deze opdracht, want iedereen uitte zijn/haar idee. Daarnaast werd er ook niet bekeken hoe het eerst zat, dus wie er aan wie vast zat. Maar desondanks is het ons toch gelukt.


Als tweede opdracht moesten we het hebben over mogelijke kledingvoorschriften op Zuyd Hogeschool. Dit was een discussie die werd gevoerd door bijna de hele klas. Drie mensen observeerde twee personen om te kijken wat er precies gebeurde tijdens de discussie. Zelf had ik een stokpaardje tijdens deze discussie, dat had ik een bewust gedaan omdat ik dat heel belangrijk vond, natuurlijk was dit fictief. Want er moesten voorstanders zijn van de kledingvoorschriften en tegenstanders. Ik was dus een voorstander, want ik vond truitjes met een te diepe decolleté iets heel slechts. Marlou was hierbij voorzitter. Het was te merken dat ze zelf ook voor de kledingvoorschriften was en daardoor was de toon een beetje gezet tijdens deze discussie. Luuk die eigenlijk tegenstander was, draaide ook al snel naar de kant van de voorstanders toe. Omdat Marlou niet echt ingreep als de voorstanders uithaalde naar de tegenstanders, werden de tegenstanders nogal benadeeld. Ze konden zichzelf niet uitspreken en werden als de 'bad guys' gezien.


Daarna moesten we een fictief overleg voeren over werknemers die een voor een waarschijnlijk de zorginstelling moesten verlaten. We moesten deze werknemers rangorden zetten door ze een cijfer te geven van 1 tot en met 6. Nummer 1 mocht bij ons het langste blijven en nummer 6 het minst lang. We moesten als groep kijken waar we op ons gingen focussen, persoonlijke aspecten of werkgerelateerde aspecten. Naar een lange discussie daarover hadden we besloten om beide te laten meewegen. Maar omdat het zo stroef verliepen zijn we niet tot een consensus kunnen komen. We hebben de B van beeldvorming van het BOB model wel uitgevoerd, want iedereen had een beeld van de werknemers die het betrof en wat ze ervan verwachten in de toekomst. Het ging eerder fout bij de O van de oordeelfase. Iedereen had een bepaalde visie op wie er wel of niet mocht blijven en daar werd lang bij stilgestaan veel aandacht aan besteed. Luuk, die voorzitter was, had hier in eerste instantie niet veel grip op, maar greep uiteindelijk goed in door te zeggen dat we allemaal onze rangorde opnoemde en het hier over hadden. Verder dan dit zijn we echter niet kunnen komen.