INFORMATICA BASICA

herramientas colaborativas

GOOGLE DOCS

POR QUÉ ES UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA?

1. es gratis.

2. es fácil. si sabes cómo tipear, podrás usar google docs sin problemas.

3. es colaborativo. cuando se trabaja en equipo, no es necesario hacer una decena de copias locales de una presentación. una copia se coloca en la nube y es suficiente.

4. no necesitas las características que google docs no tiene. word, excel, powerpoint son programas maduros con miles de funciones avanzadas. google docs no es tan rico en funciones, pero las que tiene son casi siempre suficientes.

5. ayuda en el trabajo, lo que permite que el personal pueda dedicarse a otras actividades.

6. es seguro. el historial de seguridad de google es bueno. los datos almacenados en google tienen, probablemente, la misma seguridad como si estuvieran en bases de datos corporativas.

7. ofrece herramientas cada vez más pulidas.

8. disponible en cualquier dispositivo, en cualquier lugar. permite a los usuarios acceder a archivos a través de teléfonos móviles, incluyendo el ipad y, por supuesto, las computadoras de escritorio, así como las portátiles.

9. copia de seguridad. una característica de google docs es que ofrece copia de seguridad automática para los documentos que se editan. Perder el trabajo se vuelve casi imposible cuando se usa google docs.

10. google integrará la telefonía en google docs. Parece que en un futuro no muy cercano, así que solo queda esperar.

COMO SE UTILIZA?

primero tienes que tener una cuenta de google(gmail) y una conexion a internet.

puedes usar google docs para:

- hacer hojas de calculo, presentaciones y documentos de texto(estilo excel, powerpoint, word y tambien openoffice)

- puedes ver pdf.

- si ya tienes los documentos hechos puedes subirlos a tu cuenta (con limite de peso).

VENTAJAS

es una herramiente digital gratuita , solo se requiere una cuenta de gmail

crea y edita documentos, hojas de cálculo y presentaciones online.

comparte y colabora con otros usuarios en tiempo real. Así pueden estar trabajando varios usuarios en paralelo, al mismo tiempo, mientras que esta herramienta manejará los cambios y evitará las colisiones. Igualmente, permite ver quién ha hecho qué cambios y revertirlos si fuera necesario

almacena y organiza el trabajo en equipo de forma segura, siempre a disposición de cada uno de los miembros del grupo, y organizados mediante carpetas de fáciles modificaciones.

controla quién puede accesar los documentos allí guardados. basta con escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con quienes se quiera compartir un documento y enviarles una invitación

crea documentos básicos desde el inicio. pero también sube archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como doc, xls, rtf, pdf, ppt...

ofrece posibilidades de crear formularios útiles para recopilar información, por ejemplo en encuestas o suscripciones y también gráficos personalizados.

Permite insertar videos de youtube para presentaciones y reproducirlos directamente desde allí.

DESVENTAJAS

el usuario debe entender al pie de la letra el sentido de perdida de la intimidad informativa causada por esta herramienta

su manejo podria no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y no la pretege, o si el usuario se equivoca compartiendo entradas en sugrupo y las hace publicas para todo el mundo

existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento: para textos, hasta 500 kb; imágenes, hasta 2 mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.

requiere establecer una metodología previa de trabajo entre los usuarios, pues podría crearse un ambiente negativo para el trabajo en conjunto, cuando se trate de informaciones recientes que previamente no habían sido consultadas entre el equipo, o confusiones en la información allí incluida. al mismo tiempo, esta eventualidad obliga a un permanente contacto con esta oficina virtual compartida, para evitar tales dificultades.