Management vaardigheden

Training 5

Analyse: Projectgroep 1, periode 1 en 2, leerjaar 1

1. Forming

Vorig jaar in september ben ik begonnen met PBM en ingedeeld in een groep van 6 man. Niemand kende elkaar in deze groep en wisten nog niet hoe de projecten in werking gingen bij deze opleiding. Ik heb twee periode in deze groep gezeten.

De groepsleden waren zeer zeker weifelend, niemand wist namelijk hoe we zo’n grote projecten moesten aanpakken. In de tweede periode ging dat wat beter, omdat we nu een beter beeld hadden van wat de bedoeling was. Daarnaast was iedereen wat terughoudend en soms wat afwachtend in het begin omdat we elkaar nog niet goed kende. Iedereen bleef beleefd tegen elkaar en sprak zichzelf niet zo goed uit. Op één meisje na, die zij meestal wat ze dacht. Soms zelfs zonder filter. Vooral in periode 1 waren we bezorgd om het project. Iedereen in de groep wilde het goed doen en laten zien dat we ons inzette voor de studie. Maar er was niet echt een actieve leider. Er was een wisselende voorzittersrol en diegene die dan voorzitter was die nam de leiding. De rest volgde op zich wel goed mee. Soms nam dat ene meisje wel eens leiding of zei dat we even door moesten werken, maar juist omdat niemand een idee had van hoe of wat was er niet echt een leider aan te wijzen. In de forming-fase hebben wij zeker gezeten.


2. Storming

Na een tijdje toen iedereen wist wat de bedoeling was, had bijna iedereen wel kritiek op elkaars ideeën. Sommige groepsleden waren nog steeds erg stil en afwachtend en moesten daarom even een zetje in de goede richting krijgen. Deze groepsleden werden dan ook gericht aangesproken zodat ze deel uit konden maken van de bijeenkomsten en ideeën konden delen. Helaas lukte dit niet altijd even goed. Hierdoor waren deze groepsleden niet ook altijd even goed erbij. Ikzelf soms ook niet, maar dat was om andere redenen. Maar ik had toen ook nog niet echt de behoefte om me er toch voor de volle 100% voor in te zetten, juist omdat alles niet zo goed liep en het in mijn ogen een rommeltje was. In periode 2 kwamen wij erachter dat een van de groepsleden de afspraken niet nakwam. We maakten altijd afspraken om bepaalde stukken af te hebben voor een bepaalde datum. Deze persoon deed dit niet consequent en naderhand concludeerden we helaas ook nog dat hij plagiaat had gepleegd. Hij kopieerde de stukken letterlijk van het internet en deed alsof hij het zelf had gemaakt. Gelukkig zijn we hier tijdige achter gekomen en konden we de stukken nog herschrijven. Hierdoor ontstond er een kloof tussen hem en de groep. Nadat hij herhaaldelijk te laat is gekomen en het plagiaat bleef ontkennen, ook al hadden we bewijs, hebben wij hem uit de groep moeten zetten.


3. Norming

Nadat hij uit de groep was gezet kwam er meer een wij-gevoel in de groep. Iedereen had elkaar leren kennen en we konden het goed met elkaar vinden. We maakten soms een lolletje in de groep maar werkte toch serieus aan het project. De afspraken werden nu gelukkig wel nagekomen en we deden ons best. Omdat hij pas zo laat uit de groep was gezet zijn we niet verder gekomen dan deze fase in de projectgroep.

Analyse: Project 2, periode 3, leerjaar 1

Alleen in periode 3 van leerjaar 1 heb ik nog in een projectgroep gezeten, want in periode 4 moesten we een onderzoek doen en dat was individueel.


1. Forming

In deze periode was iedereen minder weifelend, omdat we wisten hoe we projecten moesten aanpakken. Maar iemand uit mijn andere projectgroep en ik zaten met vier nieuwe mensen. Helaas zijn de andere twee waarmee we nog zaten gestopt na een tijdje. Omdat we elkaar nog niet zo goed kende waren we in het begin beleefd en vriendelijk naar elkaar toe. We zijn meteen begonnen met het project omdat dat ons grootste doel was. Ook deze periode was er een afwisselende voorzitter, maar een iemand nam meestal wel het voortouw. Meestal gingen we er wel in mee, tenzij we het er niet mee eens waren. Maar dat sprak ook niet altijd iedereen uit.


2. Storming

Toen iedereen zich wat meer op zijn gemak voelde werd er ook steeds vaker kritiek uitgesproken. En omdat degene van mijn oude groepje en ik soms botste met de nieuwe groepsleden heeft dit wel eens voor vijandigheid en conflict gezorgd. Het zorgde voor een wij-zij situatie en dat was niet prettig. Ik had totaal niet het gevoel dat we één groep waren die goed met elkaar kon samenwerken en dezelfde doelen nastreefde. Soms leek het of de andere een andere agenda hadden. Omdat ik het gewend was om soms en geintje te maken in de groep en even af te dwalen gebeurde dat ook wel eens. Maar daar was niet zoveel ruimte voor en dat had ik snel door. Dit zorgde er nog meer voor dat ik mij niet op mijn gemak voelde, want ik had het gevoel dat ik niet even mezelf kon zijn.


3. Norming

Na een aantal weken met een rotgevoel te hebben rondgelopen samen met mijn ‘oude’ groepsgenootje hebben wij het aangekaart in de groep. De ‘nieuwe’ groepsleden hadden helemaal niet het gevoel dat dit speelde en vonden dat het prima ging. Ik kwam ook tot de conclusie dat ik helemaal niks van mijn nieuwe groepsgenootjes afwist en ze daarom soms ook niet snapte. Die projectbijeenkomst hebben we het uitgepraat en de bijeenkomsten daarna waren veel prettiger. Er was toen wel ruimte voor grapjes en iedereen vertelde ook wat over zichzelf. We hebben elkaar daardoor beter leren kennen en leren respecteren. Een sterk wij-gevoel was er nog niet echt, maar het begon er wel al op te lijken. Vooral toen we merkten hoe goed het project liep.


4. Performing

Ik denk dat we op de helft van deze fase zijn blijven zitten toen het project is beëindigd. Er was namelijk meer sprake van samenwerking naar het einde toe. We streefden naar hetzelfde doel en wilden alles eruit halen wat erin zat. Iedereen wilde een kwalitatief goed eindproduct neerzetten, vooral omdat het ook werd voorgelegd bij Nedtrain. Ik denk dat het feit dat het voor een echt bedrijf was er ook voor heeft gezorgd dat we dichter bij elkaar zijn gekomen als groep. Dit maakte het project een stuk serieuzer en niemand wilde afgaan.

Analyse: Projectgroep 3, periode 5 en 6, leerjaar 2

Dit jaar zit ik met dezelfde mensen in de groep waarmee ik vorig jaar eindigde, behalve dat er een ander persoon bij is gekomen en een is weggegaan. Als ik terugkijk naar hoe het vorig jaar was en hoe het nu is ben ik erg blij met de verandering. Het gaat super in de groep en iedereen is gemotiveerd.

Omdat we doorgingen zoals we het vorig jaar hadden afgesloten met de projectleden, kan ik concluderen dat we fase 1 en 2 hebben overgeslagen. Juist omdat we elkaar al kenden en wisten hoe we te werk zouden gaan, zijn we meteen vanaf fase 3 begonnen.


3. Norming

Meteen was er al een beter wij-gevoel dan vorig jaar met de projectbijeenkomsten. De zomervakantie had ons allemaal goed gedaan en iedereen begon meteen met elkaar te kletsen en vond het leuk om elkaar weer te zien. Vol goede moed begonnen we aan het project van periode 5 en ook zo aan dit project in periode 6. Er werden meteen afspraken gemaakt om alle stukken af te hebben en hoe we het gingen aanpakken. Eigenlijk zijn we vrij snel doorgegaan naar fase 4.


4. Performing

Bij het maken van afspraken hoort ook de besluitvorming. Er kan geen afspraak worden gemaakt zonder besluit. Het maken van besluiten is echter niet altijd even makkelijk. Dit komt omdat er zes mensen in een projectgroep zitten met ieder zes eigen meningen en ideeën. Soms heeft dit tot discussies geleid waarbij niet iedereen even blij was met de uitkomst, maar soms was dat ook wel zo. Maar het kwam ook voor dat we het gelijk met elkaar eens waren. Omdat het project altijd veel werk is, is samenwerking essentieel. Dat is in allebei de periodes goed gegaan. Alleen laat de communicatie soms nog wat te wensen aan zich over, maar daar wordt ook aan gewerkt.

Relfectie

De eerste oefening die we vandaag deden was de 'Magic Carpet' oefening. We moesten met de hele klas op een dubbelgevouwen dekbedovertrek gaan staan en het was de bedoeling dat we de kant waar we op stonden naar de vloer toe draaide. Guenaut kwam met het idee om de ene kant over de andere kant heen te slaan en het dan door te schuiven zodat het dekbedovertrek was omgedraaid. Dat was ook ongeveer de gedachte die ik in mijn hoofd had. Bij de uitvoering kwamen we erachter dat het overtrek te klein was voor het aantal mensen die er op stonden en zijn er drie mensen af gegaan. Het omdraaien was ook redelijk lastig, maar het is ons toch snel gelukt om het uit te voeren.


Daarna hebben we twee oefeningen gedaan waarin we alle kennis konden gebruiken die we tot nu toe hebben geleerd over het BOB-model, de verschillende leiderschapsstijlen en de Roos van Leary. De oefeningen betroffen dezelfde casus, over een bedrijf die een aantal vrachtwagenchauffeurs in dienst had met ieder een eigen vrachtwagen. Er werd binnenkort een nieuwe vrachtwagen gekocht door het bedrijf, maar het was nog niet duidelijk voor wie deze zou zijn en hoe deze was ingedeeld. De eerste keer waren Olaf en ik afwisselend voorzitter en de tweede keer waren Renée en Claudia afwisselend voorzitter. Ik zal alleen reflecteren op het voorzitterschap van Olaf en van mijzelf.


Olaf begon de vergadering, maar helaas opende hij verkeerd. Er was nog geen keuze gemaakt wie de vrachtwagen zou krijgen. De voorkeur ging naar een chauffeur die naar het buitenland reed, maar Olaf kondigde bij de opening aan dat de vrachtwagen daadwerkelijk naar die chauffeur zou gaan. Hierdoor was er al meteen onenigheid in de groep en begonnen we op de verkeerde voet. Er was veel weerstand van alle 6 de chauffeurs. Olaf probeerde orde te houden, maar dat lukte helaas niet goed. Er kwamen ook een aantal patronen en aandachtspunten terug die we bij de training hebben geleerd. Zoals Marlou, zij kon niet ophouden over haar reuma en het feit dat ze al 38 jaar met ons samenwerkte in het bedrijf en we veel hadden meegemaakt. Dit is een goed voorbeeld van een stokpaardje. Want buiten die twee argumenten dat ze een andere vrachtwagen zou moeten krijgen. Daarnaast waren er veel aanvallend-verdedigende reacties te zien. Als iemand in de aanval ging, ging de ander in de verdediging. Ik vind het interessant om te zien hoe de Roos van Leary in zijn werking gaat tijdens discussies.

Toen Olaf een minuut of 10 had gediscussieerd heb ik het van hem overgenomen. Ik begon met een korte terugblik op wat er was besproken en een rondje te doen van alle chauffeurs om te vragen wat de staat was waarin hun vrachtwagens verkeerde. Na iedere chauffeur vatte ik samen wat ze zeiden. Ik vond het lastig om door te gaan na het samenvatten, want ik liep vast. Dit kwam denk ik omdat ik al een oplossing in mijn hoofd had en daar aan vasthield. Maar op die manier kan je geen discussie leiden, die moet je namelijk de vrije loop laten gaan. Ook liet ik Marlou te lang doorgaan met haar stokpaardje. Daarna begonnen ze met elkaar te discussiëren, als ze elkaar te veel aan het aanvallen waren of door elkaar heen aan het praten waren, greep ik in. Maar ik gaf ze wel de ruimte om hun zegje te doen en met elkaar te praten. Ik vind het daarnaast best moeilijk om met weerstand om te gaan. Of ik word boos en laat dit ook merken of ik weet niet hoe ik moet reageren en klap dicht. Dit komt denk ik ook omdat ik weet dat het niet goed is om boos te worden. Maar ik bleef dit keer verbazingwekkend rustig, alleen wist ik niet goed hoe ik moest reageren op de weerstand.

Nadat ik ongeveer 10 minuten voorzitter was geweest, nam Olaf het nog voor 5 minuten over. Dit keer ging het Olaf een stuk beter af. Hij was rustiger en had ook een andere houding dan de eerste keer. Hij liet iedereen goed uitpraten en vatte goed samen. Helaas zijn we niet tot een oplossing kunnen komen, maar ik heb zeker veel geleerd van deze oefening!