De Papieren Bende
Wat te doen met een overvol papieren archief
De stichting Christelijke Onderwijs Groep Vallei & Gelderland-Midden (COG)
Het vraagstuk
De papierwerken dienen uit de mappen gehaald te worden en in dozen te doen om veilig op te bergen in het archief met brandwerende wanden. Echter niemand heeft tijd voor deze klus.
De huidige situatie
De nabije toekomst
De ideale situatie
6 antwoorden op de W's van Nel
Wat is het probleem?
De nieuwe boekingen van het nieuwe boekjaar kunnen niet systematisch opgeborgen worden in de archiefkamer op de afdeling omdat deze te vol is.
Waar treedt het probleem op?
In de archiefkamer.
Wanneer is het ontstaan?
Door het jaar heen, doordat er papieren worden opgeslagen. De papieren waren nodig voor de jaarrekeningcontrole van de accountant.
Wie heeft het probleem?
De Afdeling Financiën, die kunnen hun papieren niet meer kwijt. Operationeel niveau
De Accountant, die kan de papieren niet vinden in het archief en hierdoor geen accountantsverklaring afgeven. Operationeel niveau.
De controller, die kan zijn taken niet correct uitvoeren. Operationeel niveau
Het Management, dient extra kosten te betalen voor een goedgekeurde accountantsverklaring en de medewerkers van de afdeling finaniciën. Tactisch niveau
College van Bestuur (CVB), dient zonder accountantsverklaring de subsidies terug te betalen die het bestaansrecht zijn van de stichting. Strategisch niveau.
Waarom is het een probleem?
Het is een probleem omdat de efficiëntie verloren gaat wanneer het huidige boekjaar niet systematisch wordt opgeborgen.
Wat is de aanleiding?
Er werden stukken gezocht die niet gelijk gepakt konden worden, omdat ze niet in lijn worden neergezet omdat het te vol is in de archiefkamer.
Welke kennis is nodig om .....?
De bedrijfsregels met betrekking tot archivering van de archiefkamer naar het centrale archief.
Contactgegevens
Email: j.ceelen@cog.nl
Website: www.cog.nl
Location: Reehorsterweg 80, Ede, Netherlands
Phone: 0318-455500