De Papieren Bende

Wat te doen met een overvol papieren archief

De stichting Christelijke Onderwijs Groep Vallei & Gelderland-Midden (COG)

Vanuit een algemeen christelijke levensbeschouwing voert COG het bestuur over het Arentheem College, CSV, ROC A12 en Contractonderwijs, bekend als UPGRADE. Hiermee heeft COG zich ontwikkeld tot een belangrijke speler op onderwijsgebied in de regio’s Vallei en Gelderland-Midden.

Het vraagstuk

Het is al jaar en dag bekend dat er administratieve werkzaamheden gedaan moeten worden op diverse afdelingen waar papierwerken zich opstapelen die bewaard moeten blijven.


De papierwerken dienen uit de mappen gehaald te worden en in dozen te doen om veilig op te bergen in het archief met brandwerende wanden. Echter niemand heeft tijd voor deze klus.

6 antwoorden op de W's van Nel

Wat is het probleem?
De nieuwe boekingen van het nieuwe boekjaar kunnen niet systematisch opgeborgen worden in de archiefkamer op de afdeling omdat deze te vol is.


Waar treedt het probleem op?
In de archiefkamer.


Wanneer is het ontstaan?
Door het jaar heen, doordat er papieren worden opgeslagen. De papieren waren nodig voor de jaarrekeningcontrole van de accountant.


Wie heeft het probleem?
De Afdeling Financiën, die kunnen hun papieren niet meer kwijt. Operationeel niveau

De Accountant, die kan de papieren niet vinden in het archief en hierdoor geen accountantsverklaring afgeven. Operationeel niveau.

De controller, die kan zijn taken niet correct uitvoeren. Operationeel niveau

Het Management, dient extra kosten te betalen voor een goedgekeurde accountantsverklaring en de medewerkers van de afdeling finaniciën. Tactisch niveau

College van Bestuur (CVB), dient zonder accountantsverklaring de subsidies terug te betalen die het bestaansrecht zijn van de stichting. Strategisch niveau.


Waarom is het een probleem?
Het is een probleem omdat de efficiëntie verloren gaat wanneer het huidige boekjaar niet systematisch wordt opgeborgen.


Wat is de aanleiding?

Er werden stukken gezocht die niet gelijk gepakt konden worden, omdat ze niet in lijn worden neergezet omdat het te vol is in de archiefkamer.


Welke kennis is nodig om .....?

De bedrijfsregels met betrekking tot archivering van de archiefkamer naar het centrale archief.