EL MANEJO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS

RENUNCIE A LA CULTURA DEL PAPEL ...

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MEJORE DRAMÁTICAMENTE LA OPERACIÓN DE SU OFICINA U ORGANIZACIÓN

La Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información, de la Universidad de Puerto Rico, se complace en invitarle a este seminario-taller a ofrecerse libre de costo, como parte de su Programa de Educación Continua, el Martes, 29 de octubre de 2019, de 9:00 am a 12:30 pm, en el Centro Universitario del Recinto de Río Piedras. Cupo limitado a 40 personas. Se requiere inscripción a través de Eventbrite: https://www.eventbrite.com/e/el-manejo-electronico-de-documentos-tickets-75164486001 Los participantes recibirán un Certificado de Educación Continua.

BREVE DESCRIPCIÓN


En este taller se discutirán los fundamentos del manejo electrónico de documentos como una manera de transformar digitalmente los procesos administrativos, docentes y de negocio, con el fin de disminuir el impacto ecológico y los gastos operacionales, a la vez que aumentar la eficiencia y la rendición de cuentas (accountability) de nuestra gestión. Se describirá el ciclo de vida de los documentos, desde su creación a su disposición sin haber sido impresos y el proceso de la digitalización de documentos de récords para la gestión y preservación.


Por otra parte, se proveerá una demostración para mostrar cómo crear repositorios propios utilizando dos plataformas: Microsoft Teams y Microsoft SharePoint, disponibles gratuitamente para todos los miembros de la comunidad académica de UPR y de otras instituciones académicas y educativas. Finalmente, se discutirá cuándo resulta más apropiado utilizar las plataformas Microsoft Teams como repositorio de documentos para grupos de trabajo y cuándo se amerita usar SharePoint para crear repositorios institucionales formales.


Microsoft Office 365 es un beneficio gratuito que todos tenemos a la disposición y que nos permite instalar MS Office en cinco computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes

personales y familiares.


De no haberlo hecho aún, cada cual puede utilizar sus credenciales de UPR.edu para activar Office 365. La activación de O365 es algo que debe hacer en portal.upr.edu para poder usar la plataforma.

OBJETIVOS A ALCANZAR


Al finalizar el taller, los participantes contarán con una idea clara de los beneficios del manejo electrónico de documentos como un recurso conducente a agilizar la gestión de la organización; para disminuir sus costos operacionales y el impacto ambiental. También podrán entender la propuesta de valor de manejar el ciclo de vida de los documentos de manera electrónica completamente en contraste con la digitalización de documentos en papel, salvo que se justifique para preservar documentos de récord.

Finalmente, el taller propone utilizar Microsoft Teams como repositorio de documentos para grupos de trabajo y utilizar SharePoint para crear repositorios institucionales formales. Se discutirán las mejores prácticas para desarrollar un proyecto de manejo electrónico de documentos. Los participantes tendrán la oportunidad de aplicar los conceptos discutidos creando su propio sitio en Microsoft Teams y colaborando con un repositorio en SharePoint.

TIEMPO DE DURACIÓN, LUGAR, FECHA Y HORA, CUPO, RECOMENDACIÓN ESPECIAL E INSCRIPCIÓN

Tiempo de duración: 3 1/2 horas


Lugar: Salón de Usos Múltiples, Centro Universitario, Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras


Fecha y Hora: Martes, 29 de octubre, 2019 ; Hora: 9:00 am – 12:30 pm


Cupo: 40 personas


Recomendación especial: Traer su laptop, tableta o móviles inteligentes para sacar el mayor partido de la sesión.


Inscripción libre de costo a través de Eventbrite: https://www.eventbrite.com/e/el-manejo-electronico-de-documentos-tickets-75164486001

MESA DE AYUDA EN LA DTAA (División de Tecnologías Académicas y Administrativas) y ORIENTACIONES PRELIMINARES

Para poder trabajar con su equipo, si tiene alguna duda, comuníquese con la Mesa de Ayuda de la DTAA. Si no ha activado O365 pero tiene una versión vieja o de otro tipo en su computadora -Mac o PC, por favor, bórrela [uninstall] y luego instale la versión de Microsoft Office 365 que puede bajar desde http://office.com, oprimiendo el botón Install Office luego de hacer login con sus credenciales de UPR.EDU). De esta manera sincronizará su suscripción de O365 con las aplicaciones de escritorio y podrá disfrutar a cabalidad de los beneficios de OneDrive, SharePoint, Teams y otras herramientas de la plataforma.


Después de activar Office365, regrese al propio office.com o vaya a Teams.Microsoft.com para descargar (download) el cliente de Teams a su computadora, tableta y teléfono inteligente (iPhone o Androide). También puede acceder a Teams con navegadores, pero tendrá una mejor experiencia y menos complicaciones con el cliente gratuito. Active el cliente presionando login con sus credenciales de la UPR. Si adelanta este camino antes del taller aprovecharemos mejor el tiempo en la sesión.


Si desea saciar su curiosidad de cómo funciona Teams antes del taller, vea el siguiente vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=CH2seLS5Wb0

Para información adicional

Para información adicional, sírvase comunicarse con la Sra. Migdalia Dávila-Pérez, Oficial de Asuntos Estudiantiles en la Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información, Universidad de Puerto Rico migdalia.davila@upr.edu

Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información, Universidad de Puerto Rico