במכתב רשמי הפנייה אל הנמן היא לפי תפקידו.
תחילה שמו של הנמען מוזכר ולאחר מכן תפקידו.
לדוגמא: רון חולדאי,
ראש עריית תל אביב.
דבר זה מסמל כבוד ורשמיות.