Finances & Mission
Numéro VIII, Volume 18 - 20 juin 2018
Éditorial : Conclusion du volume VIII
Le présent numéro clôt le volume VIII de Finances & Mission. Nous prenons maintenant notre pause estivale coutumière, et commencerons le volume IX le 3 octobre.
Au cours de l’été, nous considérerons des sujets à couvrir dans les prochains numéros. Nous vous invitons également à nous faire part de vos suggestions. Depuis quelques mois, on nous demande des exemples de problème qui touchent la majorité des entités de l’Armée du Salut, notamment des cas où il est difficile de déterminer s’il faut délivrer un reçu officiel ou non. Vous en trouverez quelques-uns dans le présent numéro. De plus, nous envisageons de publier un ou deux articles sur des sujets semblables à l’automne. D’ici là, nous vous remercions de lire assidûment Finances & Mission. Surveillez votre boîte de réception pour notre prochain numéro du 3 octobre.
La petite caisse est loin d’être une question négligeable!
Lori Coleman, directrice des opérations comptables
Dans l’article intitulé Constatations à la suite d’audits internes : Une invitation à agir, paru dans le numéro du 3 janvier 2018, la « mauvaise gestion de la petite caisse » fait partie des constatations fréquentes. Par définition, la petite caisse est un faible montant d’argent liquide confié à un gardien désigné. Cet argent sert à faire des achats ou des remboursements qui ne sont pas jugés assez importants pour qu’on applique des procédures plus rigoureuses en matière d’achat ou de remboursement. Dans une politique du manuel territorial des finances (MTF 6004), l’Armée du Salut a établi que ce montant devrait se situer entre 100 $ et 200 $. Pour l’ensemble du territoire, cela devrait représenter un total de 44 000 $ à 88 000 $. Au lieu de cela, un montant de 621 457 $ apparaît dans nos états financiers!
Nous jouons tous un rôle dans la gestion des pratiques de dépenses. Le présent article énumère certaines mesures que nous pouvons prendre pour assurer une bonne gestion.
Si vous gardez la petite caisse :
- Assurez‑vous que les détails nécessaires, comme la date de transaction et l'objet de la dépense, figurent sur tous les reçus et justificatifs;
- Renseignez le personnel de votre entité sur l’utilisation appropriée de la petite caisse;
- Faites en sorte que les fournisseurs facturent leurs produits ou services au moyen de notre système de comptes fournisseurs, ou portez l’achat de ces produits et services à un compte de carte Visa professionnelle;
- Remboursez les employés (si le remboursement est ponctuel) ou les bénévoles au moyen d’une demande de paiement de comptes fournisseurs (ce n’est pas si pénible!) ou à l’aide du système TEM dans le cas des employés qui ont régulièrement des dépenses à se faire rembourser;
- Conservez en lieu sûr les fonds de la petite caisse, les reçus et les justificatifs;
- Discutez avec le dirigeant de l’entité de toute préoccupation relative à l’utilisation de la petite caisse. Il n’est pas approprié d’agir comme une banque et d’encaisser des chèques de particuliers ni d’utiliser des revenus en espèces qui n’ont pas été déposés pour régler des dépenses.
Si vous dirigez l’entité et que vous êtes responsable de la petite caisse :
- Vérifiez les justificatifs des demandes de remboursement dans la petite caisse pour vous assurer qu’ils équilibrent le montant initial et les signer avant de les soumettre;
- Aidez le gardien de la petite caisse à faire en sorte que vos fournisseurs vous produisent une facture ou acceptent un paiement par carte de crédit professionnelle autant que possible, afin de réduire le montant d’argent liquide à garder en main;
- Assurez-vous que les rapprochements sont effectués régulièrement;
- Veillez à faire comprendre aux personnes qui demandent des remboursements la nécessité des détails requis sur les reçus et les justificatifs.
Où allons-nous maintenant?
Le service des finances s’apprête à mettre en œuvre un plan pour remplacer la petite caisse par un programme de carte Mastercard rechargeable, dans la mesure du possible. Ce type de transaction sera traité dans le système TEM, de manière semblable au processus des transactions Visa. Étant donné que le dirigeant d’entité est responsable des fonds, le processus d’autorisation s’effectuera au niveau de la division. Dès que l’autorisation est obtenue, le rechargement de la carte devrait se faire dans un délai de 48 heures. La limite établie variera selon l’usage prévu de la carte (dépenses liées aux activités de programme ou petites dépenses), mais les deux types de dépenses seront réglés par la carte rechargeable. Il y aura d’autres communications à ce sujet à mesure que nous entreprendrons le déploiement du programme au cours des prochains mois.
Dilemmes au sujet de la délivrance de reçus fiscaux
Même si les demandes de reçu fiscal pour dons de bienfaisance sont simples à traiter dans beaucoup de cas (tant en ce qui concerne le montant du reçu que la possibilité de délivrer le reçu), d’autres sont plus complexes. Les six exemples suivants comportent des aspects moins évidents. Testez vos connaissances à ce sujet, puis vérifiez les bonnes réponses ci-dessous.
1. Une personne se rend à votre entité pour faire un don à une autre entité. Est-il possible de faire délivrer le reçu par votre entité, et ensuite de transférer l’argent à l’autre entité?
2. Un membre de votre poste constate, au moment de produire sa déclaration de revenus, qu’elle ne trouve pas le reçu pour les 100 $ qu’elle a donnés quelques mois auparavant. Peut-on lui en délivrer une copie?
3. Une personne veut faire don d’un fauteuil roulant électrique à votre entité. Elle indique que l’appareil a été utilisé avec soin et qu’il a coûté 3500 $. Est-ce qu’un reçu pour ce montant peut être délivré?
4. Un monsieur se présente au bureau des services d’aide à la famille avec un chèque de 500 $. Il dit qu’il a besoin d’un reçu à remettre à l’agent de libération conditionnelle pour démontrer qu’il a respecté les conditions de son paiement ordonné par le tribunal. Pouvez‑vous délivrer un reçu pour don de bienfaisance?
5. Les membres d’une fanfare paient chacun une cotisation annuelle de 75 $ pour aider à couvrir les frais généraux, y compris le coût des nouvelles partitions, etc. Peut-on leur délivrer des reçus pour dons de bienfaisance?
6. Un membre du poste a été promu à la gloire, et sa famille demande que les dons soient remis à la fanfare des jeunes. Les reçus doivent être délivrés : (a) à la succession de la personne décédée; (b) au liquidateur de la succession; (c) à la personne qui fait un don à la mémoire du défunt; (d) aucune de ces réponses.
Réponses aux dilemmes au sujet de la délivrance de reçus fiscaux
1. Oui, votre entité peut accuser réception du don en délivrant un reçu officiel, à la condition que l’autre entité se trouve au Canada et soit enregistrée à titre d’organisation de bienfaisance associée au Conseil de direction de l’Armée du Salut au Canada (la principale personne morale de l’Armée du Salut au pays).
2. Le poste peut délivrer un reçu de remplacement à la condition qu’il soit clairement indiqué sur celui‑ci qu’il remplace le reçu original, qu’un autre numéro de série lui soit attribué et que celui du reçu original y apparaisse également, et enfin que la date à laquelle il a été délivré et celle à laquelle le don a été fait à l’origine y figurent.
3. Un reçu peut être délivré à la condition que l’entité ait besoin du fauteuil roulant pour ses programmes ou qu’elle puisse le vendre dans son magasin d’occasions. En ce qui concerne le montant, la règle générale est que tout don en nature de plus de 1000 $ doit être évalué selon sa juste valeur marchande à la date du don par une personne qualifiée sans lien avec le donateur ni avec l’organisation de bienfaisance, et le nom et l’adresse de l’évaluateur doivent figurer sur le reçu officiel du don (le coût initial du fauteuil n’est pas pertinent).
4. Non, parce que selon les règles de l’Agence du revenu du Canada, le don doit être volontaire. Cependant, vous pouvez rédiger et remettre une lettre dans laquelle vous reconnaissez avoir reçu le don, conformément à l’ordre de paiement émis par le tribunal.
5. Non, encore une fois parce que selon les règles établies, le don doit être volontaire. Toutefois, tout montant donné à la fanfare en sus du montant de la cotisation peut donner droit à un reçu officiel.
6. La bonne réponse est (c). Le reçu doit être délivré à la personne qui effectue le don.
Service des finances
Toronto, ON M4H 1P4
Tél. : 416-425.2111, poste 2237
116 - 276 Midpark Way SE
Calgary AB T2X 1J6
Tél. :403-201.9223
101 - 85 Thorburn Rd
St. John's NL A1B 3M2
Tél. : 709-579.3919
Équipe de rédaction
Rédacteur en chef
Alister Mason
Rédactrice principale
Paul Goodyear
Conceptrice graphique et coordonnatrice de la production
Angela Robertson
Traducteurs
Service de traduction de l’Armée du Salut