LOGISTICA DE EVENTO

ORGANIZACION

ORGANIZACIÓN, FUNDAMENTAL PARA EL ÉXITO DE LOS EVENTOS.

El punto de partida para la logística de eventos empresariales está en escuchar al cliente, entender sus necesidades y asesorarle en el cumplimiento de sus objetivos.


Más de 1.000 personas,

se congregan en un mismo escenario el día y la hora establecidos por los empresarios y organizadores de una feria, concierto, congreso, seminario o simplemente un encuentro empresarial que puede durar tres horas, un día o quizá una semana.

Al final del encuentro, todas las personas emiten su concepto acerca de lo bueno, lo malo o lo que pudo mejorar, pero ¿alguien se ha puesto a pensar acerca de toda la logística y el tiempo que requirió la organización del evento? Pues bien, sepa usted que detrás de cada gran evento, incluso de una pequeña reunión social, hay todo un equipo de personas que trabajan durante meses para que todo salga bien.

El lugar, el sonido, la decoración, el color del mantel y hasta el vestuario de los anfitriones es fundamental para el éxito de un encuentro, máxime si se habla de una reunión empresarial, en la que intervienen grandes personalidades y, algunas veces, asiste hasta el Presidente de la República.


A tener en cuenta:

Lo primero que hay que conocer, antes de iniciar la organización de un evento, es cuáles son los objetivos del cliente, con qué presupuesto cuenta, cuántas personas quiere congregar, qué importancia le va a dar al evento y qué quiere lograr con esta inversión.

Una vez se tienen claros estos detalles se puede continuar con la planeación del proyecto, la cual puede comenzar de 6 a 8 meses antes del día del encuentro e incluso una semana antes, todo depende de la magnitud del mismo y el tiempo que se tenga para la realización de éste.

De ahí la importancia de contratar con una empresa especializada en logística y contratación de eventos, pues se trata de personas experimentadas que conocen del tema, saben de presupuestos y tienen la habilidad para contratar el sitio adecuado, la iluminación, decoración y todo lo relacionado con el evento así dispongan de sólo una semana para ello.

Según lo manifiestan empresarios de reconocidas empresas en el tema, en la realización de una feria o encuentro empresarial pueden intervenir más de 180 items y cada uno de ellos es de tal importancia que si falla el más mínimo detalle es cuando queda en entredicho la labor de los organizadores y de la misma empresa que invita al encuentro.

Grandes ferias como Colombia moda, la Feria de las Flores, Expoartesanías y Mano Facto que por esta época están de moda en el país, requieren del máximo de planeación, coordinación y apoyo empresarial para que toda la labor sea un éxito.

A la hora de contratar el personal para la realización del evento, tenga en cuenta su experiencia y exíjales contar con una gran base de datos, que garantice una alta convocatoria y la mayor cantidad de presupuestos para lograr los mejores precios con la mayor calidad.


Ojo a la Seguridad.

Una de las prioridades que exigen los empresarios de hoy es la seguridad, máxime cuando en el encuentro intervienen presidentes, ministros y grandes personalidades que deben estar permanentemente custodiadas.

Pero la seguridad no sólo se debe brindar a los conferencistas o a los “dueños del aviso”, como se dice comúnmente. Recuerde que sus invitados son, igualmente, importantes y para lograr que asistan es necesario garantizarles una estadía agradable y segura.

Es por ello que dos días antes del evento es necesario reconfirmar, con lista en mano, qué personas asistirán al lugar y asegurarse de que éstas tengan la invitación que les permitirá el ingreso al establecimiento o se registren, con anterioridad, y se identifiquen antes de ingresar.

En el día “D” es fundamental la organización para el ingreso de los invitados, es necesario asegurar la existencia de suficientes sitios de parqueo, personal experto para la revisión de los vehículos y de los invitados y corroborar que la capacidad del lugar sí es la adecuada para el número de invitados.

En el escenario hay que cuidar que todas las personas estén bien atendidas, que se cuente con las herramientas adecuadas para la labor de los diversos profesionales y que siempre haya una persona dispuesta a brindar información precisa acerca de cualquier inquietud. Si cuida estos pequeños aspectos podrá “asegurar” el éxito de su inversión y el cumplimiento de las metas.