Finances & Mission
Numéro VIII, Volume 13 - 4 avril 2018
Éditorial : les employés de longue date, une bénédiction
Nous sommes particulièrement chanceux de compter au sein du service des finances des employés de longue date, car peu importe la qualité des registres que nous conservons, certains aspects de la « mémoire institutionnelle » ne peuvent être préservés que par les membres du personnel. Ces aspects sont souvent très précieux pour la bonne marche du service et la prestation des services.
Parmi tous les employés, Shelley Toner, embauchée en 1981, trône sans contredit au sommet avec ses 37 années de service. D’ici le mois de juillet, huit autres personnes compteront plus de 20 années de service à l’Armée du Salut soit Paul Goodyear (1987), Georgia Marinos (1991), Serge Laframboise (1993), Rochelle Elliott (1994), Keely Harris (1996), Arnold Adey (1998), Sharon Dury (1998) et Kimberly Efford (1998).
Certains d’entre eux ont travaillé dans divers services de l’Armée ou occupé différents postes au sein de notre service. Vingt-six autres employés sont parmi nous depuis 10 ans ou plus, dont certains dans des postes de direction. Bien que la majorité de ces employés travaillent à Toronto, certains sont rattachés à nos bureaux de Calgary et de St. John’s (deux employés du bureau de St. John’s sont même à Montréal).
Nous remercions ces employés de contribuer à la vie du service et au soutien de la mission.
Contrôle des cartes-cadeaux
Lieutenant-colonel Neil Watt
Nous avons sensiblement révisé la directive 4008 du Manuel d’administration en raison de l’accroissement de l’utilisation des cartes-cadeaux et des toutes nouvelles exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC). La nouvelle version de la directive a été publiée le 1er novembre 2017.
La directive 4008 s’adresse à quatre groupes distincts de bénéficiaires :
a.) Officiers (d’active et à la retraite)
b.) Employés
La remise de cartes-cadeaux aux officiers et aux employés est interdite, car il est extrêmement complexe d’en faire le suivi et la déclaration à l’ARC.
c.) Bénévoles
Les bénévoles peuvent recevoir des cartes-cadeaux en signe de gratitude, mais uniquement selon la politique en vigueur.
d.) Clients
Il est possible de remettre des cartes-cadeaux aux clients afin de leur venir en aide. Cependant, il y a des normes comptables et de contrôle rigoureuses à suivre.
Mesures de contrôle
La remise de cartes-cadeaux nécessite une évaluation approfondie de l’utilisation des cartes et la mise en œuvre des mesures de contrôle définies dans la directive en vigueur.
Les rapports d’audit interne des deux dernières années indiquent que dans près de 50 % des entités auditées, les contrôles sont inadéquats et ne correspondent pas à la directive. Par exemple :
1. les cartes-cadeaux ne sont pas rangées en lieu sûr, consignées dans les registres comptables ou n’ont pas fait l’objet d’un rapprochement;
2. la valeur en dollars des cartes-cadeaux ne figure pas dans les états financiers;
3. les mécanismes de contrôle sont très faibles.
Selon la directive 4008, une carte-cadeau constitue une forme d’argent liquide et doit faire l’objet des mêmes mesures de contrôle que pour les espèces.
Une lecture attentive de la directive 4008 vous permettra de mieux comprendre les processus et mécanismes de contrôle qui doivent être mis en place dans les entités afin de protéger ces actifs.
Consultez la directive 4008 révisée sur Lotus Notes.
Distractions numériques
Un article intitulé « Est-ce que les distractions numériques nuisent à notre productivité? » du magazine The Economist commençait ainsi :
« Pour certains, il s’agit d’un réflexe inconscient comme respirer. Il suffit parfois de se heurter à un écueil pendant qu’on accomplit une tâche importante (comme écrire un article) pour que notre main glisse d’une manière subreptice vers notre téléphone et ouvre l’application consacrée au réseau social de notre choix. Et l’espace d’un instant, trente minutes ou plus, qui auraient dû être consacrées à une activité productive, se sont écoulées. Un sentiment de regret laisse rapidement place au besoin urgent de savoir ce qui s’est dit dans la twittosphère au cours des quinze dernières secondes. Les distractions sont désormais des constantes, et nous en fournir est le modèle de gestion adopté par certaines des plus importantes sociétés dans le monde. » (traduction libre)
Bien que la plupart d’entre nous qui travaillons pour les services financiers et administratifs de l’Armée du Salut n’écrivent pas d’articles dans une revue, nous savons à quel point il est facile de se laisser distraire par des courriels, des textos, des messages vocaux ou une recherche sur Internet. Et ce n’est pas uniquement le temps perdu à exécuter ces tâches qui est préjudiciable. Selon les recherches, il faut en moyenne 23 minutes à une personne pour se remettre pleinement à la tâche après avoir été distraite.
Un grand nombre de suggestions ont été proposées pour réduire les effets des distractions. L’une d’elles est de consulter ses courriels, ses textos et ses messages et d’y répondre à un ou deux moments précis de la journée, idéalement quand nous ne sommes pas à notre meilleur – peut-être le matin, si nous ne sommes pas un lève-tôt ou avant d’aller dîner. Toutefois, si vous attendez un message important, vérifiez plus souvent, mais différez le traitement des messages d’ordre professionnel au moment choisi, et des messages personnels à la fin de la journée.
Bien entendu, nos collègues peuvent également être une source de distraction. En évitant tout contact visuel avec les personnes qui passent devant notre bureau, nous réduisons les chances qu’elles s’arrêtent et entament la conversation. Quand nous travaillons dans un bureau, il suffit de fermer la porte. Dans son article au sujet de la réorganisation du service des finances, publié dans le numéro de Finances & Mission du 6 décembre 2017, Paul Goodyear écrivait : « … un grand nombre d’employés travaillent de la maison. Une pratique que nous encourageons, car selon les études, elle se traduit par une augmentation de la productivité. »
Naturellement, interagir avec nos collègues et répondre à des courriels sont tout aussi importants que les autres tâches que nous accomplissons dans une journée. Notre défi est de gérer les sources potentielles de distraction afin qu’elles ne nous empêchent pas d’accomplir les tâches qui demandent réflexion et concentration. Se soustraire à toute forme de distraction n’est pas la solution. Mais décider quand nous pouvons nous permettre des distractions est la clé pour accomplir notre travail.
Portrait du lieutenant-colonel Neil Watt
Le lieutenant-colonel Neil Watt occupe, à temps partiel, le poste de conseiller principal du secrétaire des finances depuis son départ à la retraite en 2014. Auparavant, le lieutenant-colonel Watt a été secrétaire territorial de l’administration des affaires pendant dix ans, secrétaire divisionnaire de l’administration des affaires pour l’est de l’Ontario, et secrétaire territorial de l’immobilier. Depuis le 1er avril, le lieutenant-colonel et sa conjointe, Lynda, ont été mutés aux Caraïbes, où il occupera le poste de secrétaire en chef intérimaire pendant trois mois.
Bien que son mandat ne soit que de courte durée, le lieutenant-colonel Watt apportera sans aucun doute une contribution précieuse au leadership de ce territoire, et ce, grâce à sa solide expérience professionnelle et à ses qualités personnelles indéniables.
Service des finances
Toronto, ON M4H 1P4
Tél. : 416-425.2111, poste 2237
116 - 276 Midpark Way SE
Calgary AB T2X 1J6
Tél. :403-201.9223
101 - 85 Thorburn Rd
St. John's NL A1B 3M2
Tél. : 709-579.3919
Équipe de rédaction
Rédacteur en chef
Alister Mason
Rédactrice principale
Patricia Dunbar
Paul Goodyear
Conceptrice graphique et coordonnatrice de la production
Angela Robertson
Traducteurs
Service de traduction de l’Armée du Salut