Finances & Mission
Numéro VIII, Volume 2 - 18 octobre 2017
Éditorial : De quoi sommes-nous responsables?
L’écrivain Peter Drucker, grand spécialiste de la gestion et proche collaborateur de l’équipe de direction de l’Armée du Salut des États-Unis, décrit comment la concentration des activités permet aux organismes sans but lucratif (OSBL) d’obtenir de meilleurs résultats :
« Les organisations obtiennent de meilleurs résultats en concentrant leurs activités plutôt qu’en les diversifiant. L’Armée du Salut, qui est pourtant une organisation gigantesque, met l’accent uniquement sur quatre ou cinq programmes. Ses dirigeants ont le courage de dire : “Ce n’est pas pour nous. D’autres organismes le font mieux que nous” ou “Ce n’est pas notre domaine d’expertise” ou encore “Nous ne serons pas très utiles. Nous n’avons pas ces compétences”. Dans les OSBL, les bons dirigeants sont capables de reconnaître les limites de leur organisation et de comprendre que parfois on peut faire plus de mal que de bien, et qu’il faut choisir ses batailles en fonction des forces, de la mission, des activités et des valeurs de l’organisation.
Selon moi, les questions fondamentales que les personnes œuvrant dans les organismes sans but lucratif doivent continuellement se poser et poser à l’organisation sont : “Quelle est ma part de responsabilité du point de vue de l’apport et des résultats? Quelle est la responsabilité de l’organisation du point de vue de l’apport et des résultats?” » (Peter F. Drucker, Managing the Non-Profit Organization, page 142 – traduction libre)
À quel sujet votre ministère se sent-il obligé de rendre des comptes? Et vous, pour quelles tâches devez-vous rendre des comptes?
Plan stratégique du service des finances
L’automne dernier, le service des finances a effectué un sondage auprès de ses clients et réalisé des entrevues ciblées avec certains dirigeants d’entités afin de l’aider dans son processus de planification. Depuis, nous avons passé beaucoup de temps à analyser les résultats et à les utiliser pour parfaire nos plans pour l’avenir.
Selon les commentaires des répondants, nous avons beaucoup de raisons de nous réjouir, mais nous avons aussi des points faibles sur lesquels nous devons travailler. Une grande majorité des points négatifs relevés touchaient la mise en œuvre du système de comptabilité Agresso et du système de gestion des dépenses et des frais de déplacement Basware (TEM). Il est important de se rappeler que le sondage a été réalisé peu de temps après la mise en œuvre de ces deux systèmes compliqués. De plus, la comptabilité de plus de 100 entités venait d’être attribuée au service des finances, et plusieurs d’entre elles n’étaient pas très enchantées de ce changement.
Malgré certains facteurs atténuants, le service des finances reconnaît qu’il peut faire mieux. Selon nous, les éléments suivants nécessiteront toute notre attention au cours des prochaines années : amélioration des processus, service à la clientèle et communications.
Amélioration des processus : le service a misé sur dix mesures précises qui devraient faciliter la tâche de ses clients et mieux répondre à leurs besoins. Par exemple, plus de 400 déclarations individuelles d’enregistrement d’organismes de bienfaisance seront amalgamées pour qu’il n’y ait qu’une seule déclaration d’organismes de bienfaisance T3010 qui englobe toutes les activités de l’Armée du Salut au Canada.
Service à la clientèle : le service a réellement besoin de comprendre les besoins de ses clients et d’établir des liens solides avec eux. Pour y arriver, nous développons un grand nombre d’approches avec les dirigeants des entités chaque fois que l’occasion se présente, afin de recueillir des commentaires et d’améliorer le service.
Communications : il semble que les messages clés transmis par notre service ne sont pas toujours bien compris par nos interlocuteurs et qu’en conséquence nous devons utiliser divers moyens pour bien faire passer nos messages. Nous explorons l’utilisation de nouveaux moyens pour mieux communiquer avec les dirigeants des entités.
Nous avons restructuré le service des finances afin de faciliter la mise en œuvre de ces changements. David Dunstan, secrétaire adjoint aux finances, supervise désormais les opérations financières, dont les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, la paie, la trésorerie et les rapports financiers. De son côté, Samantha Moss, secrétaire adjointe aux finances, s’occupera de toute la comptabilité, des employés responsables des systèmes (y compris Agresso et TEM) et, à compter du 1er janvier 2018, du système UltiPro. Arnold Adey, secrétaire adjoint aux finances, se concentrera sur les stratégies et les politiques, la formation, les allocations destinées aux officiers et la rémunération et les avantages sociaux des employés.
Visite des auditeurs du Quartier général international (QGI)
Du 30 octobre au 10 novembre 2017, le service international de l’audit mènera un audit au quartier général territorial (QGT). Le lieutenant-colonel Edmund Chung, auditeur, et sa conjointe, la lieutenante-colonelle Carolynne Chung, réaliseront l’audit. Il s’agit de la troisième visite officielle du lieutenant-colonel Chung dans notre territoire. Il a effectué les deux précédents audits (en 2011 et en 2014).
Un tel audit a lieu tous les trois ans. À cette occasion, l’auditeur procède à l’examen des documents – rapports financiers, politiques et procès-verbaux – à des entretiens avec les dirigeants clés des différents services du GQT, et à la fin de la période visée par l’audit, à la présentation de ses conclusions et recommandations au conseil de gestion territorial.
L’audit comprend : examiner les états financiers du QGT et du territoire; évaluer le degré d’économie et d’efficacité de l’utilisation des ressources; interpréter les tendances, mettre en lumière les forces et les faiblesses et formuler des recommandations pour une meilleure gestion financière; s’assurer que l’organisme est géré selon les principes et procédures de l’Armée du Salut internationale; examiner les systèmes pour s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques de l’Armée du Salut; revoir les opérations et établir si les résultats obtenus sont cohérents avec les buts et les objectifs fixés au départ; s’interroger sur la fiabilité et l’intégrité de l’information financière et de l’exploitation.
Le lieutenant-colonel Ed Chung a été l’auditeur principal du service international de l’audit jusqu’en 2014. Maintenant à la retraite, il travaille à temps partiel pour le QGI.
Saviez-vous que le service des finances était présent à la conférence sur les services sociaux?
Dans le cadre de la conférence territoriale sur les services sociaux qui a eu lieu du 23 au 25 octobre, le service des finances a fait deux présentations qui établissaient le lien entre les finances et la mission.
- Gérer adéquatement ses finances est essentiel pour atteindre les objectifs de la mission. Cette présentation traitait du plan stratégique du service des finances, des différents rapports, de l’interprétation des résultats financiers et des mesures correctives à prendre.
- Comprendre ses finances. Cette présentation visait à maximiser l’incidence des ministères sur les collectivités. Elle portait aussi sur les choses à faire et à ne pas faire avec les fonds fiduciaires des clients, les problèmes concernant la gestion de la trésorerie et la délivrance de reçus et les questions relatives à l’achat ou la location.
Portrait de Wanda Dillon
Wanda Dillon travaille depuis 16 ans au service des finances du bureau de St. John’s. Elle et son équipe de dix employés offrent des services comptables à 146 entités situées à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Maritimes, au Québec et aux Bermudes.
Wanda, qui est directrice de la comptabilité, détient le titre de CPA et, depuis 2009, de CMA. Avant de commencer sa carrière à l’Armée du Salut, Wanda a occupé pendant 11 ans des postes en comptabilité au sein d’organismes sans but lucratif, et pendant 4 ans, dans le secteur privé.
Wanda a quitté sa petite collectivité rurale du centre de Terre-Neuve en 1979 pour aller étudier à St-John’s. Elle et Dan, son conjoint, ont deux fils, Matthew et Brandon, âgés respectivement de 29 et de 23 ans. Elle adore faire de l’exercice, jardiner et regarder des films.
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