Finances & Mission
Numéro VI, Volume 13 - 6 avril 2016
Éditorial : bureaucratie et autonomie – un équilibre délicat
Collaboration spéciale du lieutenant-colonel Lee Graves, secrétaire territorial de l’administration des affaires
Dans tous les milieux, on dénonce haut et fort la lourdeur de la bureaucratie administrative au profit de l’autonomie locale. Cependant, comment pouvons-nous y arriver tout en répondant aux demandes pour une plus grande responsabilisation et une plus grande transparence, et en comblant les besoins apparents en ressources matérielles pour réaliser les objectifs de la mission? Quels sont les résultats mesurables escomptés? Comment y arrivons-nous dans le cadre de la structure organisationnelle et administrative prescrite? Cela semble une tâche insurmontable, particulièrement si on veut moins de bureaucratie et plus d’autonomie. Comment parvenons-nous à un juste équilibre?
En 2013, lors de son élection, le général André Cox a partagé les rêves qu’il caressait pour l’Armée du Salut. L’un d’entre eux, je rêve d’une Armée dotée de structures administratives solides, appropriées et rationalisées, qui utilise ses ressources financières et matérielles de façon plus efficace, devrait trouver écho chez tous ceux qui occupent un poste de direction. Les applications et implications de cet énoncé sont cruciales pour l’exécution de notre mission.
La mission doit être au cœur de nos pratiques organisationnelles et financières. Faire tomber les barrières et adopter des technologies modernes pour construire le royaume de Dieu devraient être notre motivation. À l’Armée, nous pouvons tirer profit de processus centralisés pour nous aider à y arriver, tout en libérant des ressources pour les ministères de première ligne.
Les organisations qui savent s’adapter et faire preuve d’ouverture d’esprit sont plus susceptibles de demeurer pertinentes et à l’écoute. Dans l’ensemble du territoire, nous sommes ouverts et prêts à changer les structures administratives, au besoin. Les structures doivent être au service de l’objectif, et non pas le contraire. Une bureaucratie efficace doit donner des ailes à une organisation, et non pas l’entraîner vers le bas.
En guise de conclusion, je vais citer le général : « Une bonne administration produit des résultats efficaces, mais il y a une différence entre une gestion efficace et une bureaucratie excessive. Nous devrions examiner continuellement la pertinence de nos politiques et de nos procédures, ainsi que le coût de notre administration. » L’examen de notre structure est crucial pour s’assurer que nous maximisons les ressources en première ligne, et ce, afin de contribuer à la concrétisation du plein potentiel des ministères.
Budget 2016-2017
Les 1er et 16 mars dernier, le conseil territorial des finances a approuvé les budgets du territoire et des divisions pour l’exercice 2016-2017, dont voici les grandes lignes :
· Le budget territorial pour l’exercice 2016-2017 est équilibré, de même que celui des cinq exercices suivants, soit jusqu’en 2021-2022. Il s’agit du septième budget équilibré après dix ans de déficits d’exploitation.
· Le changement le plus important dans le budget de cette année concerne les subventions aux ministères des congrégations qui sont majorées de 800 000 $, portant le total à 2 000 000 $ pour l’exercice. Ces subventions sont remises aux divisions pour aider les postes qui ne sont pas autonomes financièrement.
· Les divisions verseront un total de 48,5 millions de dollars en subventions et en allocations aux postes, soit une augmentation de 2,5 % par rapport à l’exercice précédent.
· En moyenne, les divisions alimenteront le budget des entités dans une proportion de 10 %. Les divisions de la Colombie-Britannique, du centre-est de l’Ontario et des Prairies sont celles qui contribuent le moins, soit 7 %; la division du Québec fournit la plus importante part, soit 32 %.
· Les divisions accorderont 15 millions de dollars sous forme de subventions pour des projets de construction. Les subventions pour projets d’immobilisation ont totalisé 16 millions de dollars durant l’exercice précédent.
· On prévoit que 216 postes, soit 71 % des 303 postes du territoire, deviendront autonomes financièrement, ce qui constitue une hausse par rapport à la proportion de 68 % établie pour l’exercice précédent. Après de nombreuses années où la tendance était à la baisse, ce changement est positif.
· On s’attend à un déficit de plus de 1000 $ dans 98 postes, comparativement à 89 pour le précédent exercice. Le déficit moyen prévu est de 40 000 $, comparativement à 50 000 $ pour l’exercice précédent. Même si le déficit moyen prévu est plus bas, le nombre de postes qui comptent sur leurs réserves pour couvrir leurs dépenses qui sont plus élevées que leurs revenus est inquiétant. À moins que nous adoptions des stratégies pour que ces postes puissent harmoniser leurs revenus et leurs dépenses, ces derniers se retrouveront à court de fonds.
Vérification interne 2015 : cinq principales lacunes
Amanda Budgell, responsable de l’audit interne
Au cours de l’année 2015, le service de la vérification interne a effectué des audits dans 45 postes. Parmi toutes les lacunes recensées, 36 étaient communes à tous les postes. Voici cinq lacunes qui ont été observées dans plus de 50 % des audits :
· Il y a des problèmes liés à la santé et à la sécurité dans 69 % des entités vérifiées. Les lacunes concernaient entre autres les fiches de données de sécurité relatives aux produits contrôlés, la désuétude du matériel de lutte contre les incendies, l’affichage, les dangers de chute et l’éclairage. De tels problèmes mettent en péril la santé et la sécurité de tous ceux qui sont présents sur les lieux. Vous trouverez à la section 3, lignes directrices en matière de sécurité et de santé pour le territoire, du Manuel des procédures et des politiques pour les employés (MPPE) une liste de problèmes potentiels et leurs solutions.
· Les règles de délivrance des reçus de l’Agence du revenu du Canada (ARC) ont été violées dans 60 % des entités. Ceci contrevient à la politique 4602 du Manuel d’administration. Les manquements les plus fréquents étaient que le nom du poste inscrit sur le reçu fiscal différait de celui inscrit sur le formulaire T3010, et que des reçus avaient été délivrés pour des dons non admissibles selon la politique 4602.8. Pour de tels manquements aux règles, un poste peut voir son statut d’organisme de bienfaisance révoqué par l’ARC. Consultez la section 011403 du Manuel territorial des finances (MTF) pour obtenir plus de détails à ce sujet. Le numéro du 16 mars 2016 de Finances et mission traite de ce sujet.
· Les dossiers des employés sont incomplets dans 60 % des entités; une entorse à la politique mentionnée à la section 6 du MPPE. Parmi les documents manquants, on compte, entre autres, la demande d’emploi, le curriculum vitae, le rapport relatif aux modifications salariales et les évaluations du rendement. Selon le MPRE, les entités devraient avoir un registre principal des données sur le personnel afin que les dossiers soient complets et facilement accessibles.
· Les informations dans les registres sur l’inventaire du mobilier et du matériel sont fragmentaires dans 57 % des entités. Selon la politique 5208 du Manuel d’administration, il doit y avoir une liste actualisée du mobilier et du matériel dans chaque poste. L’Armée du Salut est tenue de fournir à sa compagnie d’assurance une mise à jour de l’évaluation des biens figurant à l’inventaire. L’assurance ne couvre que les éléments figurant sur la liste. Ainsi, en cas de vol ou de destruction de certains biens, l’entité pourrait ne pas recevoir une indemnisation adéquate.
· Cinquante-et-un pour cent des entités avaient adopté de mauvaises pratiques liées au coffre-fort. Les règles concernant la manipulation de l’argent (et autres objets de valeur) sont énoncées dans la politique 0102 du MTF. Bien que la majorité des postes aient un coffre-fort, plusieurs ne respectent pas les normes établies. Un certain contrôle devrait être exercé quant à savoir qui peut avoir accès au coffre-fort. Il devrait également y avoir une liste à jour du contenu.
Le saviez-vous?
Un grand nombre de personnes pensent qu’acheter un billet de loterie auprès d’un organisme de bienfaisance équivaut à faire un don à cet organisme. Malheureusement, elles se trompent. Acheter un billet de loterie devrait plutôt être considéré comme un divertissement, et non un don.
Selon Charity Intelligence Canada, qui a étudié les 30 plus importantes loteries caritatives, en moyenne, seulement 27 % du prix du billet servent à financer les programmes de l’organisme. Le reste de l’argent sert à acheter les lots et à payer la publicité et les dépenses d’exploitation.
L’Armée du Salut considère l’achat de billets de loterie comme une forme de jeu. En conséquence, elle ne permet pas que des loteries soient organisées en son nom.
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