Vergaderen & notuleren

Tips om goed te kunnen notuleren

Verschillen besluitenlijst - notulen - woordelijk verslag

  • Een woordelijk verslag. Bij een woordelijk verslag noteer je alles wat de sprekers zeggen. Een voorbeeld van een woordelijk verslag zijn de Kamerverslagen van de vergaderingen in de Tweede Kamer. Vanwege het vele en snelle schrijfwerk worden woordelijke verslagen meestal gemaakt door stenografen en niet door notulisten.
  • Notulen: een van de meest voorkomende soorten verslagen. In een samenvattend verslag geef je beknopt weer wat er in de vergadering is besproken en besloten. Een samenvattend verslag maak je bijvoorbeeld wanneer er veel verschillende gespreksonderwerpen op de agenda staan.
  • Een besluitenlijst: het meest korte verslag. Je noteert alleen de genomen besluiten of de activiteiten die worden ondernomen. Een besluitenlijst maak je bijvoorbeeld wanneer er een activiteit moet worden georganiseerd.
  • Standaard agendapunten

    Hanteer in je verslag dezelfde volgorde als die van de agenda. Voorzie de agendapunten in je notulen van dezelfde nummers en titels als in de agenda. Op deze manier kunnen lezers informatie gemakkelijk terugvinden. Wat je per agendapunt noteert, is afhankelijk van het doel. Was het gespreksonderwerp bedoeld om informatie te geven, dan noteer je de feiten. Was het voeren van een discussie het doel, dan noteer je de standpunten. En wanneer er een besluit werd genomen, geef je de samenvatting en de conclusie (het besluit) weer. Standaardpunten van een agenda zijn:

    • Opening. De voorzitter heet iedereen welkom.
    • Goedkeuring van de notulen. De notulen van de vorige vergadering worden besproken en eventuele opmerkingen genoteerd.
    • Ingekomen stukken en mededelingen. Je verslag vermeldt welke stukken zijn binnengekomen, wie de auteur is, wat het onderwerp is en wat ermee gebeurt.
    • Rondvraag. Aan het einde komt de vraag of iemand nog iets op te merken heeft. De vragen en reacties verwerk je in de notulen.
    • Sluiting. In je verslag vermeld je de eindtijd van de vergadering. Verder vermeld je de nieuwe vergaderdatum, -plaats en –tijd.