Services and Files

Portafolio de Servicios Archivisticos

RESEÑA HISTORICA

En septiembre del año 2014, directivos de empresas santandereanas generan la idea de crear una empresa que preste servicios archivisticos a entidades públicas y privadas que lo requieran.

MISIÓN

Somos una empresa orientada a brindar nuestros servicios con eficacia obteniendo plena satisfacción de nuestros clientes.

VISIÓN

Convertirnos en una empresa reconocida a nivel Nacional por la calidad de nuestros servicios responsabilidad y excelencia humana comprometida con el servicio al cliente.

OBJETIVOS

  • Objetivo General: Ofrecer todos los servicios de archivistica en cuanto requiera la entidad.
  • Objetivos Especificos: Brindar el servicio de consulta y préstamo de documentos.

- Brindar el servicio de creación de la unidad de correspondencia de una entidad.

NUESTROS SERVICIOS

Protocolo para la consulta y préstamo

Para la consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera
trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solamente con el visto bueno del jefe del Grupo de Correspondencia y Archivo

- Cada usuario se responsabilizará por el cuidado y entrega de los documentos en las fechas indicadas, además cuando una entidad o persona requiera información y sea indispensable retirar documentos del expediente, se diligenciará el formato ̈TESTIGO AGN-FA-181 ̈ y se ubicará en el lugar de donde fueron retirados los documentos.

- La salida temporal de documentos, sólo se hará en casos imprescindibles. El Jefe del Grupo de Correspondencia y Archivo autorizará la salida temporal de documentos originales, copias o expedientes del Archivo Central y sólo en los siguientes eventos:
a) Por solicitud expresa del Jefe de la dependencia productora de los documentos.
b) Por solicitud de entes judiciales, fiscales o de control.
c) Por motivos técnicos como la reprografía o procesos de restauración.