We maken het gemakkelijker!

Bol 3: eenvoudige P&C, betere processen, informatie op maat

Inleiding

We hebben de laatste tijd met veel mensen uit en rond onze organisatie nagedacht over de verdere ontwikkeling van de organisatie. Het resultaat daarvan is opgeschreven in het Visie- en voortgangsdocument Zutphen Vooruit van maart 2015. In dit plan van aanpak beschrijven we hoe we deze visie de komende tijd willen vertalen naar het werk van alledag voor één van de drie peilers van de organisatieontwikkeling: planning en control. Wat we graag willen bereiken met alles wat we in deze pijler gaan doen is dat we het werk gemakkelijker willen maken!

Drie onderdelen

De aanpak

Eenvoudige planning en control

We gaan de bestaande P&C-cylcus die gericht is op de stukken voor het college en de raad, vereenvoudigen. Deze stukken zijn de Voorjaarsnota, de Strategische Agenda, de Bestuursrapportages en de Jaarstukken. De opgave is met minder tijd meer inzicht te geven in wat we van plan zijn en in hoe we er voor staan qua voortgang en kwaliteit van uitvoering.



Voorjaarsnota: dit is de opmaat naar de strategische agenda. We gaan meer de nadruk leggen op gesprekken tussen raad en college waarin ze met elkaar bespreken wat de belangrijkste inhoudelijke onderwerpen voor de komende jaren zijn en hoe de ambities hierin passend gemaakt worden binnen het meerjarige financiële kader dat geldt.


Strategische Agenda: dit wordt een document dat inhoudelijk gezien de lijnen uitzet naar de komende jaren, als vertaling van het coalitieakkoord en de bijstellingsnota die daar van afgeleid is. Er komt meer nadruk op de politieke hoofdlijnen, minder op de reguliere uitvoering.


Aanpak: Er is grote samenhang tussen beide documenten. De (door)ontwikkeling en realisatie van beide documenten moeten dus goed op elkaar afgestemd worden. Trekkers van de voorjaarsnota zijn (vooralsnog) Edwin en Kor, trekkers van de Strategische Agenda Mieke en Edwin.

Planning: het 'Voorjaarsgesprek' staat gepland op 19 juni van dit jaar, de vaststelling van de Strategische Agenda in november. De verdere detailplanning leiden we hier van af.


Bestuursrapportages: de eerste bestuursrapportage wordt een presentatie door het college aan de raad, waarin de belangrijkste inhoudelijke en financiële ontwikkelingen worden geschetst.


Aanpak: De voorbereiding gebeurt door de afdelingshoofden die op verzoek van Boy deze ontwikkelingen in kaart gaan brengen. Boy rapporteert aan de hand daarvan aan het college, het college aan de raad. Hoe we de tweede burap aan gaan pakken en in welke mate we daar gebruik blijven maken van een begrotingswijziging, gaan we de komende tijd onderzoeken. Trekker is Ronald.

Planning: de presentatie gebeurt voorafgaand aan de Voorjaarsnotabespreking.


.

Betere werkprocessen en informatie op maat

Eerst ophalen: Voor deze twee onderwerpen geldt dat we gaan beginnen met een inventarisatie in de organisatie. In hoofdlijn komt het er op neer dat we willen weten welke werkprocessen beter, sneller en efficiënter kunnen en welke informatie mensen nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Er is al het nodige voorwerk gedaan in allerhande gesprekken, waardoor we nu wel gericht kunnen zoeken.

Aanpak: we gaan beginnen een team samen te stellen die de inventarisatie gaat uitvoeren. Dit team gaat met het voorwerk en met de bestaande plannen als bagage en geïnspireerd door Harrie Aardema vervolgens aan de slag. Ook gaan we kijken welke taken, rollen en functies we nodig hebben in de organisatie om het procesmanagement en de informatiemanagement goed handen en voeten te geven. Trekker hierbij is Harriët.

Planning: voorbereiding van de inventarisatieronde: maart. Uitvoering en rapportage: april en mei.

Andere klussen die een plek hebben gekregen binnen deze drie deelonderwerpen

Een aantal onderwerpen die eerst onder de vlag van 'Basis op Orde' vielen, hebben een plek binnen de pijler van planning en control. Op die manier kunnen we zo goed mogelijk de samenhang aanbrengen tussen de verschillende klussen en initiatieven.


Onder informatie op maat:

- Vernieuwing intranet. Trekker Carla van der Werf

- Doorontwikkeling financiële administratie. Trekker Janny Jansen


Onder betere werkprocessen

- Doorontwikkeling servicemeldpunt. Trekker Jerica Hunter

- Invoering e-diensten. Trekker Esther Henzen


Van elk van deze klussen gaan we kijken of de bestaande projectopdracht helemaal in lijn is met het nieuwe Visiedocument Zutphen Vooruit. Op basis daarvan gaan we de opdracht al of niet bijstellen en (verder) uitvoeren.