Finances & Mission
Numéro VIII, Volume 5 - 6 decembre 2017
Éditorial : Comment voulez-vous qu’on se souvienne de vous?
L’écrivain autrichien Peter Drucker, grand spécialiste de la gestion, nous raconte qu’à l’âge de 13 ans, son professeur de religion, le père Pflieger, avait posé la question suivante à tous les élèves de la classe : « Comment voulez-vous qu’on se souvienne de vous? » À l’époque, personne n’avait pu répondre. Le père Plieger avait dit aux élèves que c’était tout à fait normal, mais qu’à 50 ans, s’ils n’avaient toujours pas trouvé une réponse à cette question, ils avaient raté leur vie.
Cinquante ans plus tard, lors des retrouvailles des anciens élèves, la question du père Pflieger est revenue sur le tapis. Personne ne l’avait oubliée et tous ont dit qu’elle les avait marqués. « Cette question vous oblige à vous réinventer, car elle vous contraint à vous regarder comme une personne différente, comme celle que vous pouvez devenir. Si vous êtes chanceux et qu’une personne de la même autorité morale que le père Pflieger vous la pose tôt dans votre vie, elle jalonnera votre existence. » (Peter F. Drucker, Managing the Non-Profit Organization, page 201 – traduction libre)
Il n’y a pas d’âge pour tirer avantage de cette question. Est-ce que certains d’entre nous incluront leurs années de service à l’Armée du Salut parmi les activités et les réalisations pour lesquelles ils voudraient qu’on se souvienne d’eux? À l’approche de la nouvelle année et du temps des résolutions, posons-nous la question suivante : « Devrions-nous faire quelque chose de différent en 2018 pour que notre vie soit plus mémorable? »
Changer notre façon de travailler
Paul Goodyear, secrétaire des finances
Ces derniers temps, tous ceux qui vont au quartier général divisionnaire (QGT) peuvent constater que nous avons réaménagé l’espace qu’occupe le service des finances.
Depuis les trois dernières années, notre service assume de plus en plus de responsabilités – rapatriement des services de comptabilité d’une centaine d’entités, intégration de l’équipe de comptabilité du service national de recyclage (SNR) et ajout d’une équipe responsable de la mise en œuvre du système de gestion des ressources humaines UltiPro. Par conséquent, nous avions un manque criant de place.
Nous avons gagné un peu d’espace, quand le service de l’immobilier a gentiment accepté d’être relocalisé, mais pas suffisamment si nous voulions conserver une approche traditionnelle d’occupation de l’espace.
L’innovation est souvent le fruit de la nécessité, et dans notre cas, ce fut bien vrai. Nous devions être créatifs si nous ne voulions pas devoir trouver de l’espace additionnel dans un autre édifice.
Le quatrième étage du QGT, occupé par le service des finances, avait été aménagé pour accueillir quelque 40 personnes. Aujourd’hui, nous sommes plus d’une centaine à y travailler. Comment y sommes-nous arrivés? Simplement en adoptant une nouvelle approche dont voici les éléments clés :
- Moins de murs et de cloisons mobiles. En optant pour une aire ouverte qui laisse place à la lumière naturelle, nous avons l’impression qu’il y a plus d’espace, et ce, malgré le nombre accru d’occupants.
- Modalités de travail flexible. Bien que nos heures normales de travail soient de 8 h à 16 h, vous trouverez des employés dans le service des finances en tout temps, et même les fins de semaine. Cette approche permet aux employés, avec l’accord de leur chef de service, d’établir un horaire de travail qui correspond à leurs besoins et à ceux de l’organisation. De plus, un grand nombre d’employés travaillent de la maison. Une pratique que nous encourageons, car, selon les études, elle se traduit par une augmentation de la productivité. Désormais, nous misons davantage sur les résultats que sur l’endroit et le moment où l’employé travaille et, sa façon de travailler. Les employés exercent un plus grand contrôle sur leur vie et peuvent faire concorder leur horaire de travail avec leur situation personnelle (s’occuper de leurs enfants ou de leurs parents) sans affecter le service offert à nos clients.
- Bureau à la carte. Les employés qui travaillent régulièrement à la maison n’ont pas de poste de travail attitré. Toutefois, ils peuvent réserver l’un des nombreux bureaux libres mis à leur disposition quand ils désirent travailler au QGT. Mes collègues qui sont en place depuis longtemps et moi n’avons plus de bureau. Vous nous trouverez souvent assis parmi les autres lorsque nous n’assistons pas à une réunion.
- Espaces communs de travail. Plusieurs bureaux ont été convertis en salles de réunions de tailles différentes. De plus, des tables et des chaises, qui peuvent être soulevées et abaissées et accueillir huit personnes, ont été placées dans l’aire de travail principale afin d’y tenir des réunions rapides quand tout le monde peut se libérer pour quelques minutes.
- Milieu presque entièrement informatisé. Nous n’y sommes pas encore arrivés, mais cela ne saurait tarder. Grâce à notre nouvelle philosophie, nous avons été en mesure d’éliminer un grand nombre de classeurs, de réduire le nombre d’imprimantes, et par conséquent, de libérer de l’espace. De plus, chaque employé a uniquement un petit classeur à deux tiroirs où il peut conserver des documents et des effets personnels. En outre, nombreux sont ceux qui travaillent avec deux moniteurs afin de ne pas imprimer de documents. Finalement, comme il y a moins de papier, il n’y a plus de poubelle et de bac de recyclage à chaque poste de travail. Nous les avons plutôt placés à des endroits stratégiques du bureau.
- Intimité. Nous sommes conscients que les employés peuvent parfois avoir besoin d’intimité. C’est pourquoi il y a des pièces closes qui permettent d’effectuer des appels et de travailler sur un projet qui nécessite du calme et de la concentration.
- Ergonomie. Les chaises et les bureaux sont réglables afin de répondre aux besoins de chaque travailleur. De plus, comme il est très facile de surélever un bureau, les employés qui travaillaient assis toute la journée, peuvent désormais changer de position quand bon leur semble.
Grâce à ces innovations, le service des finances occupe moins d’espace, ce qui se traduit par une réduction des frais d’administration pour le QGT. Selon une estimation approximative, le QGT économise environ 410 000 $ par année grâce à cette nouvelle approche.
Des économies de coûts, un accroissement de la productivité, une réduction des incidences sur l’environnement et un milieu de travail plus agréable qui permet aux employés d’avoir un horaire de travail qui leur facilite l’existence, voilà sans contredit une situation où tous sont gagnants.
Le saviez-vous? Honneurs pour la commissaire Susan McMillan
Chaque année, l’ordre des comptables agréés de l’Ontario (Chartered Professional Accountants of Ontario) récompense les membres qui ont rendu des services exceptionnels à la profession et dont les réalisations et la contribution tout au long de leur carrière et dans la collectivité leur ont valu de se distinguer et de faire honneur à la profession. Ces comptables reçoivent le titre de Fellows (compagnons), passant ainsi de CPA à FCPA.
Parmi tous les membres de l’ordre qui ont reçu cet honneur cette année, il y a la commissaire Susan McMillan, qui a obtenu le titre de CGA en 1997 et celui de CPA quand les deux ordres ont fusionné.
En plus d’avoir occupé le poste de chef de territoire pour le Canada et les Bermudes et l’ouest de l’Amérique du Sud, la commissaire a également été secrétaire en chef dans l’est de l’Amérique du Sud, secrétaire aux finances au Canada et dans l’est de l’Amérique du Sud et secrétaire de l’administration des affaires au Canada. Les connaissances en comptabilité et le sens aigu des affaires de la commissaire ont contribué de manière frappante à son leadership et à son sens du service.
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