CONFIGURACIÓN DE ACTIVIDAD BPM

Buscamos maximizar la eficiencia del personal

Proceso de Configuración

La automatización no es una proposición de todo o nada. El objetivo es aplicar la automatización del servicio en forma inteligente (sólo en dónde tiene sentido y cuando esté lista para eso) a fin de maximizar la eficiencia de su personal, la disponibilidad de su infraestructura y el desempeño de su equipo. Para facilitar su proceso de IT y las actividades, la cantidad y tipos de automatización que usted implemente deben concordar con la etapa de madurez de la IT de su organización y el nivel de confianza de la automatización.


Tómese el tiempo para priorizar y realizar el mapa del entorno. Explore las disciplinas subyacentes; note cómo están configuradas y cómo se relacionan entre sí. Analice cómo su personal utiliza su tiempo o pídales sus sugerencias sobre las tareas que podrían ser automatizadas. ¿Hay tareas diarias repetitivas y que llevan mucho tiempo que podrían ser candidatas? Una vez que las identifique, enfóquese primero en la automatización de estas tareas.


PRIMER PASO

Defina, estandarice y documente sus procesos

Para lograr este objetivo, busque las estructuras de mejores prácticas

como ITIL y CobiT.

Cuando usted tenga los procesos bien definidos, la automatización del Run Book le permite seleccionar y automatizar las tareas específicas para cada proceso. Con la automatización del Run Book en el lugar, algunas veces una máquina realiza las tareas automáticamente, pero en otros momentos un operador humano necesita participar para tomar una decisión.

Un producto derivado positivo de los procesos bien definidos es la codificación de los grupos de habilidades. Si sólo una persona sabe como resolver un tipo particular de problema, generalmente se aprecia a esa persona por su habilidad para enfrentar las contingencias. Pero, usted ¿cómo puede hacer frente a las contingencias más tarde cuando la persona deja la empresa? Y mejor aún, ¿cómo resuelve el problema subyacente para prevenir, en primer lugar, que se esparza el problema?

El codificar el conocimiento y la habilidad de IT en los procesos automatizados es otra cosa que usted puede presentar en la automatización del Run Book. Esto libera al colaborador para realizar más funciones estratégicas.

De la ACTIVIDAD al SERVICIO

Servicio a los clientes internos del GR-J


Para cumplir su cometido, la Gestión de los Servicios Internos desempeña las siguientes tareas:

  • Conocer y analizar el mercado en el que el servicio desarrollará su actividad, detectando oportunidades, competencia, etc.
  • Plantear unas líneas estratégicas sólidas que sirvan para orientar todas las actividades del negocio hacia una serie de objetivos claros.
  • Definir de forma detallada los servicios que se ofrecerán a los clientes internos. Es tarea de la Gestión de los Servicios Internos elegir, de entre todos los servicios posibles que puede ofertar la unidad, cuáles se ajustan mejor a los objetivos planteados, ofrecen mejores perspectivas de eficacia, aportan mayor valor a los clientes, etc.

Una correcta Gestión de los Servicios Internos repercute en una serie de mejoras y beneficios notables tanto para el servicio como para el GR-J en sí:

  • Al conocer a fondo los recursos de que dispone y los riesgos a que se enfrenta, el GR-J es capaz de optimizar sus capacidades para ofrecer el mayor valor añadido, obteniendo niveles óptimos de ROI a un bajo coste.
  • Al contar con unos objetivos claros que rigen las líneas estratégicas de la organización, se evita el peligro de caer en una excesiva diversificación de servicios dispares, situación que a menudo es interpretada por los clientes internos como signo de incoherencia.