Finances & Mission

Numéro VI, Volume 4 - 18 novembre 2015

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ÉDITORIAL

Le numéro du 15 octobre dernier de la publication Salvationist comporte un article intitulé Talking to Canadians (« Parler aux Canadiens ») qui porte sur un sondage auprès de 1 002 Canadiens partout au pays, mené par le cabinet spécialisé en recherches Vision Critical. Il s’agit d’un compte rendu d’un entretien avec Andrew Grenville, conseiller en chef de recherche chez Vision Critical et membre du Conseil consultatif national de l’Armée du Salut.


Deux statistiques m’ont vraiment impressionné :


  • 84 % des personnes interrogées ont dit qu’elles connaissaient suffisamment l’Armée du Salut pour être en mesure de lui attribuer une cote. À ce sujet, Andrew Grenville fait le commentaire suivant : « C’est très important puisqu’il n’y a pas beaucoup d’organisations ni de marques de commerce auxquelles 84 % des Canadiens seraient prêts à attribuer une cote. »
  • 30 % d’entre elles ont fait un don à l’Armée du Salut l’an dernier, ce qui représenterait près de 10 millions de personnes dans la population canadienne. Pour citer de nouveau M. Grenville : « La plupart des gens ne donnent pas des sommes très importantes, et ils le font surtout durant la campagne des marmites de Noël : c’est donc le moyen parfait à la disposition de l’Armée du Salut pour entrer en contact avec la population. Les marmites procurent une grande visibilité à l’Armée du Salut, et elles donnent l’occasion à la population de dire : “Je trouve que vous faites du bon travail. Voici un peu d’argent pour vous aider à continuer.” En conclusion, la campagne des marmites a une incidence beaucoup plus importante sur le public que l’argent recueilli. »


Si vous surveillez une marmite ce mois-ci, n’oubliez pas que la réputation de l’Armée du Salut repose sur vous et les milliers d’autres préposés aux marmites, du cap Bonavista à l’île de Vancouver, et l’image que vous projetez. Même si vous avez mal aux pieds ou au dos, essayez de garder le sourire et de saluer joyeusement tous les passants, y compris ceux qui ne donnent rien, voire surtout ceux qui font des remarques désobligeantes au sujet de l’Armée du Salut. Pensez à ce que le général Booth aurait fait, ou mieux encore, à ce que Jésus ferait.

MARMITES DE NOËL – PROTÉGER NOTRE PERSONNEL ET LES FONDS RECUEILLIS

À l’approche de la campagne des marmites de Noël, il serait opportun de vous rappeler les procédures prévues pour protéger notre personnel et les fonds recueillis :


  • Assurez-vous que tout préposé aux marmites connaît le numéro à composer en cas de difficultés.
  • Fixez solidement la bulle en plexiglas au support afin de décourager les tentatives de vol.
  • Les deux hémisphères de la bulle doivent être retenus à l'aide d'un petit cadenas. Conservez la clé dans un emplacement de l’Armée du Salut, et n’ouvrez la bulle qu’à cet endroit.
  • Ne laissez jamais une marmite sans surveillance. Si un préposé doit surveiller une marmite au même endroit pendant une longue période, prenez des dispositions pour qu’il ait des pauses périodiques.
  • Si un donateur ne peut atteindre la fente de la bulle et demande qu’on insère l’argent à sa place, le préposé doit le faire immédiatement, en présence du donateur.
  • Assurez-vous que le ramassage, le transport et la livraison des marmites sont effectués par deux personnes.
  • Étudiez la possibilité de recourir à un service de sécurité pour des dépôts bancaires importants.
  • Veillez à désigner deux personnes sans lien (parenté, amitié, dépendance, etc.) entre elles pour l'ouverture des marmites, le comptage et l’enregistrement des sommes d'argent recueillies (la préparation des dépôts nécessite la signature des deux personnes). Toutes ces opérations doivent s’effectuer à un emplacement de l’Armée du Salut.
  • Gardez l'argent provenant des marmites dans un coffre-fort jusqu'à ce qu'on puisse le compter et le déposer à la banque. Prenez toutes les mesures possibles pour déposer l'argent dès le jour ouvrable suivant.

MISE EN ŒUVRE DU SYSTÈME AGRESSO – CONSEIL NO 2

Tâches dans le système Agresso


Lorsqu’une facture est enregistrée dans le système Agresso, un numéro de transaction lui est automatiquement attribué. Pour chaque transaction, il y a une ou plusieurs tâches à effectuer. Une tâche est signalée pour chaque ligne de codification associée à une transaction. Si une transaction est imputée à plusieurs départements/services ou comptes, une ligne de codification est nécessaire dans chaque cas, ce qui multipliera les tâches.


Prenons l’exemple d’une facture de Bell Canada destinée à une entité : la dépense doit être répartie entre le poste (département 2000) et les services communautaires et d’aide à la famille (département 3000). Le système Agresso attribuera un seul numéro de transaction, mais deux tâches seront signalées au vérificateur et à l’autorisateur. De la même façon, une facture de Home Depot destinée à la même entité peut comporter des éléments imputables au compte de fournitures de programme (compte 72009) ainsi qu’à celui du matériel et du mobilier de bureau (compte 73019). Le même numéro de transaction sera également associé aux deux lignes de codification, mais il y aura deux tâches distinctes.


Si des tâches ne sont pas approuvées avant 20 h (HNE) le jour où elles ont été créées, un avis par courriel est automatiquement envoyé aux personnes auxquelles ces tâches sont assignées.


Dans les exemples susmentionnés, un utilisateur constaterait qu’il doit effectuer quatre tâches : deux pour la facture de Bell Canada, et deux autres pour celle de Home Depot. Lorsque des tâches sont soumises à une vérification ou à une autorisation, le système les regroupe par transaction. Par conséquent, le vérificateur ou l’autorisateur ne verra que deux transactions, et chacune d’elles comportera deux lignes de codification.


Il y a deux modes d’autorisation : simplifié et avancé. Le mode simplifié permet d’autoriser ou de rejeter toutes les lignes de codification en cliquant sur un seul bouton. Le mode avancé exige que vous autorisiez ou refusiez individuellement chaque ligne de codification de la transaction. Nous vous recommandons le mode simplifié, étant donné qu’en mode avancé, le traitement d’une transaction ne sera pas terminé aussi longtemps que toutes les lignes de codification de la transaction n’auront pas été approuvées. Si d’autres lignes de codification doivent s’ajouter pour le traitement d’une facture, il faut choisir le mode avancé pour activer la fonction de fractionnement.


Si le total associé à toutes les tâches d’une transaction ne concorde pas avec le montant à autoriser selon les données de la facture du fournisseur, attendez 15 minutes pour donner le temps aux tâches manquantes de combler le retard, afin de former une transaction complète. Si le total associé à toutes les tâches ne concorde toujours pas avec le montant à autoriser, rejetez la transaction avec le commentaire « transaction incomplète ». Le service des finances fera une enquête et présentera de nouveau la transaction ainsi que les tâches qui lui sont associées en vue de l’autorisation.

SYSTÈME DE GESTION DES DÉPENSES ET DES FRAIS DE DÉPLACEMENT (TEM)

Voici le troisième article d’une série qui traite de différents aspects du système TEM. Nous présentons ici un résumé du rôle de l’autorisateur.


Rôle de l’autorisateur


Dans le système TEM, un utilisateur désigné comme autorisateur peut approuver les demandes de remboursement ou les déclarations de dépenses produites par d’autres utilisateurs auxquels il peut accorder son autorisation. Il y a trois situations dans lesquelles un utilisateur pourrait être désigné comme autorisateur :


  1. Dans le cadre de ses fonctions, l’utilisateur est l’autorisateur officiel au sein d’un centre de responsabilité ou d’un service territorial;
  2. L’utilisateur est l’autorisateur désigné pour un groupe particulier d’employés;
  3. L’utilisateur est un autorisateur suppléant pour un des deux types d’autorisateurs précédents.


Dans les deux premiers cas, l’utilisateur recevra un courriel quotidien s’il a des demandes ou des déclarations à autoriser. Un lien vers la page d’ouverture de session dans le système TEM sera inséré dans ce courriel. Les autorisateurs suppléants doivent ouvrir une session dans le système TEM pour vérifier s’ils ont des factures à autoriser.


Après l’ouverture de session dans le système TEM, l’autorisateur verra un message ainsi qu’un lien vers les dépenses à autoriser. Dans le cas des autorisateurs suppléants, le système leur présentera un lien distinct vers les éléments qu’ils doivent autoriser au nom de l’autorisateur qu’ils remplacent.


L’autorisateur peut examiner les dépenses en attente d’autorisation, autoriser ou rejeter des demandes ou des déclarations, mais il ne peut les modifier. Dans tous les cas de rejet, il faut en indiquer la raison par une note explicative.


Quelques conseils pratiques :


  • Avant de partir en vacances, ou si vous ne serez pas en mesure d’autoriser des demandes ou des déclarations pendant quelque temps, désignez toujours un autorisateur suppléant en définissant des dates de début et de fin.
  • Assurez-vous que votre autorisateur suppléant est au courant qu’il doit ouvrir une session dans le système TEM pour vérifier s’il y a des éléments à autoriser (il ne recevra aucun avis par courriel).
  • Si vous êtes désigné comme autorisateur suppléant, ouvrez régulièrement une session dans le système TEM pour vérifier s’il y a des factures à autoriser.
  • Fournissez toujours une raison claire et des mesures précises à prendre dans le cas d’un rejet de demande ou de déclaration.
  • Traitez rapidement les dépenses en attente d’autorisation.
  • Vérifiez la pièce jointe pour assurer qu’elle est valide et qu’elle justifie la demande ou la déclaration en bonne et due forme.
  • Vérifiez si la codification financière est correcte (p. ex., la transaction est-elle imputable à l’entité désignée?).

Remarques, suggestions?

Si vous avez des remarques concernant les articles présentés ou des suggestions pour un prochain numéro, écrivez-nous àMoney&Mission@can.salvationarmy.org.

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Équipe de rédaction

Rédacteur en chef
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Rédactrice principale
Patricia Dunbar

Paul Goodyear
Conceptrice graphique et coordonnatrice de la production
Emilia Kangasjarvi
Traducteurs
Service de traduction de l’Armée du Salut