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¿Por qué necesitas correo electrónico en la era de la mensajería instantánea y las redes sociales?


El correo electrónico cumplirá 56 años el próximo año. Y cada vez más a menudo se puede escuchar la opinión de que su tiempo ha pasado, y que las redes sociales y la mensajería instantánea se han convertido en la forma habitual de comunicación digital de los usuarios. En tales servicios, es mucho más fácil y rápido intercambiar mensajes e interactuar con otras personas. Pero el correo electrónico tiene sus ventajas. Varios expertos en comunicación han explicado por qué no deberíamos hablar sobre la extinción, sino sobre las nuevas tareas del correo electrónico y su transformación en relación con el desarrollo de redes neuronales e inteligencia artificial.

Así que no te apresures a cancelar tus cuentas de Gmail, Hotmail (ahora Outlook) o Yahoo Mail, porque tal vez lo que necesites es aprender a usarlas y gestionarlas de forma eficiente. Tu cuenta de correo electrónico tiene mucho para ofrecerte, y es muy posible que no estés exprimiendo bien todas las funcionalidades que te ofrece. Aprender a usar tu cuenta de email te será muy útil, sigue leyendo y lo comprobarás.

¿Cómo ha cambiado el uso del correo electrónico?

Hay dos tipos de uso de correo electrónico: para el trabajo y para uso personal. En el correo de trabajo encontramos que su función principal no ha cambiado con los años. Los colegas o clientes aún reciben correos electrónicos. Los servicios del mismo han recibido nuevas características que hacen que el trabajo sea más fácil y eficiente. Por ejemplo, en el correo puede adjuntar archivos directamente desde la nube o editar documentos en línea.

En referencia al correo personal, el enfoque del uso ha cambiado mucho. Ahora el correo prácticamente no realiza una función de comunicación. Actualmente se ha podido comprobar que su uso personal está destinado a nuevas tareas. El correo personal se ha convertido en un centro que recopila información sobre la vida digital de una persona.

En nuestras cuentas de correo personales es donde recibimos y guardamos las confirmaciones de reserva de hoteles y la compra de billetes de avión, cheques de tiendas en línea, extractos bancarios, resultados de análisis médicos, notificaciones de agencias gubernamentales y mucho más.

"La tarea del correo electrónico moderno es ayudar a resolver este enorme flujo de información, ocultar todo lo que es superfluo y mostrar lo verdaderamente importante, así como maximizar la búsqueda de la información necesaria", explica A. Sergeev, especialista en comunicación digital.

Big picture

Beneficios del correo electrónico

Existen tres ventajas principales del correo electrónico en comparación con la mensajería instantánea y las redes sociales.

1- Protocolo abierto: Los usuarios no necesitan estar en el mismo sistema para enviarse mensajes entre ellos. No podrá escribir desde Viber a WhatsApp, pero sí desde Yahoo a Gmail.

2- Formato de comunicación asincrónica: Los usuarios no esperan una reacción instantánea al email. Por un lado, esto lleva al hecho de que el correo se vuelve inconveniente para la comunicación diaria. Por otro lado, generalmente las personas escriben emails con más cuidado y conciencia. Esto hace que la correspondencia sea más informativa y cuidada que la comunicación en mensajería instantánea y redes sociales.

3- Almacenamiento y recuperación de información: El formato de correo electrónico facilita el almacenamiento y la búsqueda de información importante que puede no ser útil en este momento, pero sí después de una semana o un año: contratos, confirmaciones de pago, pólizas de seguro, etc. Puede ser difícil encontrar la información necesaria en los mensajes de Whatsapp o de una red social, especialmente si la correspondencia con el otro usuario es constante.

Nuevas funciones de correo electrónico

Además de los beneficios naturales, los servicios de correo electrónico han adquirido nuevas funciones en los últimos años que los hacen competitivos en el mundo digital. Las nuevas funciones facilitan sobre todo, el trabajo con el flujo de emails entrantes y la búsqueda interna de la información. Algunas compañías tienen más, otras menos, pero la tendencia ya está clara. Entre estas nuevas funciones tenemos:

1- Clasificación automática: El primer correo electrónico que introdujo la clasificación inteligente fue Gmail. Los mensajes entrantes se distribuyen automáticamente en carpetas, dependiendo de si se trata de promociones, social o bandeja principal. También está muy lograda la carpeta que nos libra del spam. De este modo otros servidores de correo han seguido el ejemplo y ya es posible dividir automáticamente los mensajes entrantes en grupos separados que combinan boletines y mensajes de las redes sociales. Los emails de transacción también se destacan: pedidos, finanzas, registros, viajes, boletos y multas.

2- Gestión de listas de correo: Con su ayuda, puede ver la lista completa de direcciones de las que provienen los boletines, darse de baja rápidamente de las innecesarias y eliminar las innecesarias. En este caso, el usuario seguirá recibiendo correos electrónicos transaccionales. Es decir, sigue siendo posible a través del correo recuperar la contraseña del servicio.

3- Respuestas inteligentes: Esta función funciona sobre la base de una red neuronal, que selecciona las opciones apropiadas de respuesta a mensajes cortos y las ofrece al usuario. En 2017, fue presentado por Gmail.

¿Qué características se están probando?

1- Ayuda inteligente: Probada por algunos servicios de correo corporativo. Según Timur Badretdinov, jefe de Microsoft en System Software, la inteligencia artificial (IA) encuentra una tarea o reunión en la carta y ofrece poner una "casilla de verificación" o registrar el evento en el calendario. Puedes permitir que la IA lo haga ella misma.

2- Respuestas automáticas inteligentes: Esta función se está probando por servicios de soporte de varias compañías. AI selecciona la mejor respuesta basada en un análisis de texto de la solicitud de un cliente específico, lo que mejora la percepción del servicio en comparación con los contestadores automáticos de plantillas.

3- Integración con asistentes de voz inteligentes. Dicha simbiosis permitirá cambiar las operaciones rutinarias de procesamiento de cartas, concertar citas y recopilar la información necesaria para el análisis hecha por la IA.

¿Cómo será el correo electrónico en el futuro?

El correo electrónico está evolucionando con la tecnología de la información. Las nuevas funciones que ya están disponibles para los usuarios son consecuencia de la introducción de redes neuronales en los procesos tecnológicos. Existen varias características nuevas relacionadas con la automatización:

1- La creación automática del tema de la carta en función del contenido;

2- La traducción automática del texto de la carta a cualquier idioma, incluido el lenguaje de signos.

3- Los asistentes intelectuales que eligen el estilo de escritura en función del interlocutor (comercial, amistoso, oficial, etc.).

4- La respuesta con autocompilación.

5- El poder buscar un contacto, incluso si no está en la libreta de direcciones.

6- El sistema de archivo de emails según las preferencias de cada usuario en particular.

7- Los muy necesarios filtros inteligentes de spam basados ​​en IA.

Con las nuevas funcionalidades se podrán crear muchas opciones basadas en las preferencias del usuario, la información personal, el círculo social, las redes sociales y otros datos que ya están siendo recopilados por los grandes proveedores de este servicio. De este modo, la cantidad de tareas prácticas que se podrán resolver con el correo electrónico crecerá. Es posible que el trabajo con la lista de correos sea reemplazado por un formato de interacción completamente nuevo, en el cual la interfaz inteligente elegirá todo lo importante que requiere nuestra atención, ayudando a resolver estos problemas de la manera más rápida y conveniente posible.

Un aspecto importante del uso del correo electrónico siempre ha sido la seguridad. Sobre las amenazas a las que están expuestos los sistemas modernos de correo electrónico cabe decir que el problema de la resistencia de los sistemas de seguridad de las cuentas de correo electrónico gratuitas, tradicionalmente cae en varias direcciones.

En primer lugar, es necesario garantizar la seguridad del medio ambiente en su conjunto, es decir, desarrollar mecanismos para contrarrestar los efectos negativos del exterior. Las grandes empresas de TI hacen frente a esta tarea con un éxito relativo, debido al hecho de que los ataques externos son un fenómeno permanente. En este sentido los servicios de seguridad de los gigantes de TI están constantemente al acecho, y la experiencia está creciendo con cada ataque rechazado.

Las incursiones externas indiscriminadas masivas, ya sea spam, phishing o ataques de virus, en general, no representan una amenaza grave en la etapa actual del desarrollo de la tecnología, siempre que los proveedores de servicios de TI inviertan en mejorar los sistemas de seguridad y el personal de manera oportuna. No es ningún secreto, por ejemplo, que la industria antivirus actual no es solo una reacción a la infección activa, sino que también funciona en base a principios predictivos, por ejemplo, investigar darknet para nuevas tecnologías de hackers, crear un honeypot (un recurso para engañar a los ciberdelincuentes), etc.

Normalmente es más fácil que los datos de un usuario se vean comprometidos a causa de un error o negligencia de este mismo usuario, que puede facilitar con su comportamiento inicios de sesión y contraseñas que permitan acceder a su cuenta a los atacantes. De todos modos, las filtraciones de seguridad existen, y con ellas se ven comprometidos los datos personales de los usuarios. De hecho el 86% de las filtraciones en todo el mundo están relacionadas con datos personales comprometidos. En 20113 se contabilizaron en total, una pérdida de control de 13.300 millones de registros. Una gran variedad de información del usuario, incluidas direcciones de correo electrónico y contraseñas, estaba a disposición de los atacantes.

Incluso si los propios proveedores de servicios de correo electrónico hacen frente con bastante éxito a la tarea de garantizar la seguridad de la información de sus usuarios, esto todavía no garantiza la seguridad de esta información.

Se da frecuentemente que en las técnicas de phishing, los estafadores analicen la correspondencia de los directivos de una empresa, encontrando un patrón en su forma de expresarse y después, desde una cuenta falsa, los atacantes solicitan información confidencial de los empleados, haciéndose pasar por un representante de la alta dirección, autorizando transferencias de dinero a cuentas fraudulentas.

Dado que los delincuentes usan métodos de ingeniería social, la protección a nivel de archivo no funciona aquí. Las soluciones de verificación de reputación por correo electrónico solo ayudan en parte. Por lo tanto, las empresas necesitan soluciones avanzadas basadas en tecnologías de inteligencia artificial integradas en los sistemas de prevención de pérdida de datos (DLP), que permitirán utilizar reglas expertas y análisis de estilo para identificar a los ciberdelincuentes.

Sin embargo, el correo electrónico está con nosotros desde hace muchos años y está claro que llegó para quedarse. Si cuidas tu cuenta y aprendes a usarlas, te aseguramos que podrás disponer de todas las ventajas y eficiencia del servicio con el mínimo riesgo para ti y tus datos.